La GMAO comme outil d'optimisation de gestion des stocks et de pièces détachées

De nombreuses industries se lancent dans l’optimisation de la gestion des stocks de pièces détachées et de pièces de rechange. Pour ce faire, les logiciels de GMAO apportent une valeur significative à la gestion des stocks de pièces détachées et de rechange en fournissant des outils offrant un suivi précis, des prévisions fiables et une gestion proactive des commandes. Aussi, les évolutions vers des systèmes intégrés utilisant l'intelligence artificielle et l'analyse des données continuent d'améliorer ces fonctionnalités, rendant la maintenance industrielle plus efficace et moins coûteuse.

Tout d’abord, en matière de suivi et de gestion des stocks, notons que la GMAO présente plusieurs avantages, à commencer par la possibilité de suivre avec précision les niveaux de stock. Les techniciens peuvent accéder à des informations sur la disponibilité des pièces nécessaires pour la maintenance d'équipements spécifiques. Le logiciel peut également être configuré pour envoyer des alertes de réapprovisionnement lorsque les niveaux atteignent un seuil critique, évitant ainsi les ruptures de stock. Autre atout, la GMAO génère des rapports permettant d'analyser quelles pièces sont utilisées le plus souvent et quelles sont les plus critiques pour le maintenance. En utilisant des données issues de l’historique de maintenance, le logiciel peut aider à prévoir les besoins futurs en pièces détachées et ainsi prendre les décisions d’achats qui s’imposent.

Ce qui nous amène à un sujet tout aussi important, l’amélioration des processus de commande. Pour cela, la GMAO peut être reliée aux systèmes des fournisseurs de manière à automatiser les commandes de réapprovisionnement lorsque le stock est bas… mais il est aussi possible de gérer plusieurs fournisseurs pour les mêmes pièces, afin d'optimiser les coûts et les délais de livraison. Certains logiciels de GMAO intègrent des fonctionnalités d'intelligence artificielle (IA) afin d’analyser le timing des commandes et optimiser les coûts d'achat en fonction des fluctuations des prix du marché. Ce suivi des coûts liés aux pièces de rechange utilisées lors des interventions de maintenance facilite la préparation des budgets et améliore la productivité dans la mesure où l’on réduit les temps d’arrêt causés par la recherche de pièces.

Les logiciels de GMAO de nouvelle génération permettent, de façon native, de gérer plus facilement les opérations de maintenance, leur planification mais aussi l’historique et la conformité du parc technique (QHSE), sans oublier la gestion commerciale d’une entreprise de maintenance, de réparation ou de SAV. Mais ce n’est tout car ces logiciels jouent également un rôle majeur dans la gestion des stocks de pièces détachées et de consommables.

Certaines fonctionnalités donnent en effet la possibilité de répertorier les entrées et les sorties de stock effectuées par la maintenance ; celles-ci permettent au service de savoir si le stock de pièces détachées est à jour. Outre les fonctions d’achats et de gestion des stocks, il est possible de trouver d’applications intéressantes comme une passerelle permettant de faire du SSO – single sign-on (authentification unique). Cette fonction donne la possibilité d’ouvrir une session en ne s’authentifiant qu’une seule fois dans l’application Windows. Un atout pour les grandes entreprises, en particulier dans lesquelles le turnover est important.

La GMAO est, dans bien des cas, en mesure de s’interfacer avec un très grand nombre de logiciels de l’entreprise à une multitude de fonctionnalités allant des BT – bons de travaux – aux ressources humaines en passant par les stocks et les achats. Ce type de logiciel intègre aussi l’inspection et le contrôle réglementaire des équipements, les mouvements de stock et les réapprovisionnements ; cela permet d’évaluer les besoins de la maintenance préventive et de déclencher des seuils automatiques ou encore des « échéances modèles » : à partir de la description d’un équipement, celles-ci facilitent le préventif en anticipant les futures interventions et les demandes d’achats.

Si les logiciels de nouvelle génération comportent de nombreuses fonctionnalités, il n’est cependant pas toujours pertinent de tout remplacer par la GMAO. Bien souvent, avant d’implémenter un tel système, d’autres logiciels sont déjà en place dans l’entreprise ; il peut s’agir d’un CRM, d’un ERP ou encore d’un logiciel de comptabilité… Il est tout à fait possible dans ce cas d’intégrer la GMAO dans cet environnement informatique, d’autant que cette intégration peut se révéler bénéfique dans la mesure où l’on gagne du temps lors de l’intégration du logiciel et de l’argent car on optera pour une GMAO moins complète donc moins coûteuse. Surtout, des services autres que la maintenance utilisent un logiciel commun, permettant ainsi de mieux communiquer entre eux sur certaines activités telles que la gestion des stocks.

En effet, les stocks de pièces détachées sont renseignés dans la GMAO par l’ERP, tout comme les mises à jour des consommables utilisés par le service maintenance ; si une pièce vient à manquer, le service de maintenance a la possibilité d’envoyer une demande de réapprovisionnement à l’ERP depuis sa solution de GMAO. Le suivi de la commande est ainsi traité en dehors de la GMAO puis mis à jour dès la réception de la pièce. Ainsi, l’opérateur de maintenance n’a utilisé qu’un seul outil et le processus d’approvisionnement reste le même pour l’ensemble des services de l’entreprise.

Avant d’évoquer les solutions technologiques, en matière de gestion des stocks, il est indispensable que les emplacements du magasin soient parfaitement identifiés, et ce de façon unique et clairement lisible. À partir de là, le numérique, associé aux solutions d’identification telles que les QR-Codes, la RFID et l’automatisation s’avèrent très utiles. C’est le cas par exemple, pour les petits magasins, des modules de gestion des stocks de la GMAO grâce auxquels le technicien de maintenance retrouve ou range plus aisément et plus rapidement une pièce (allée, étage, casier ou emplacement peuvent y être mentionnés).

En ajoutant un QR-Code sur l’emplacement de la pièce, il est encore plus facile de suivre l’entrée ou la sortie de celle-ci en scannant simplement à l’aide d’un téléphone mobile et en indiquant à la GMAO la quantité concernée par le mouvement d’E/S et sa destination (en cas de sortie de la pièce). Il est à noter que l’opérateur à l’origine du mouvement est automatiquement identifié via le login de son téléphone au sein de la GMAO.

Aussi, à l’aide de puces RFID directement apposées sur les objets, au-delà de tracer les mouvements d’entrée/sortie comme avec les QR-Code, on obtient un inventaire effectif des stocks instantané en scannant le rayon avec un scanner spécifique RFID. Cette remontée d’informations dans GMAO permet de la mettre à jour de manière instantanée et d’éviter d’interminables heures d’inventaire. De plus, la RFID a pour avantage d’inventorier une pièce ou un objet mal rangé mais aussi et surtout de signaler qu’ils ne se trouvent pas au bon emplacement… et ainsi de contribuer à une meilleure tenue des stocks au quotidien.