Quels principes et recommandations pour implémenter avec succès sa GMAO ?

Si toute entreprise industrielle n’a pas besoin de GMAO, il est d’ores et déjà important de savoir qu’un tel logiciel – au regard des acteurs présents sur le marché et de la multiplicité de l’offre – peut très bien être utile dans de petites PME. Tout dépend des besoins mais la GMAO peut tout à fait optimiser les opérations de maintenance de façon significative et générer de belles économies, en optimisant notamment les plannings d’interventions, en réduisant le nombre de déplacement, en assurant la disponibilité du matériel de réparation et en aidant à la gestion des stocks de pièces détachées. La GMAO permet surtout au service de maintenance de se montrer à la fois plus réactif et d’améliorer la qualité de ses opérations, en interne mais aussi sur les sites des clients lorsque l’entreprise propose un service de dépannage et de réparation de ses produits.

En somme, la GMAO permet d’optimiser la disponibilité des équipements, de minimiser les temps d'arrêt, de réduire les coûts de maintenance et d’améliorer à la fois l'efficacité des opérations de maintenance mais aussi la traçabilité. En effet, le suivi des interventions et la bonne gestion de l’historique de chaque équipements offrent la possibilité d’avoir une vision plus précise de leur état de santé et d’anticiper les opérations à venir.

En matière de gestion des stocks également, la GMAO présente un réel intérêt. Ce type de logiciels offre bien souvent des modules permettant de connaître immédiatement la disponibilité des pièces détachées et d’anticiper leur approvisionnement en cas de besoin ou en prévision de pannes à venir sur telle ou telle machine, équipement de production ou installation du bâtiment

Avant tout, la première des choses à avoir à l’esprit, c’est que la GMAO est un projet lourd, plus ou moins complexe et pouvant être à la fois long et coûteux... tout dépend de la qualité de l’accompagnement – pouvant être assuré par l’éditeur ou par un intégrateur – ou des compétences dont on dispose en interne. Dans tous les cas, il est important de savoir que si la GMAO doit avant tout servir la maintenance, elle dépasse de loin le seul environnement de ce service ; celle-ci concerne en effet d’autres métiers de l’entreprise tels que la DSI mais aussi – de plus en plus souvent – la qualité, les services généraux, l’administratif, les achats ou encore la direction financière, sans oublier la production. Dans ce cas, on peut résolument qualifier l’intégration d’une GMAO comme un « projet d’entreprise ».

Avoir confiance en l’éditeur de la solution, c’est d’abord mener un bon benchmark. Et pour ce faire, il est important de connaître ses besoins et d’avoir une idée précise des besoins spécifiques de l'entreprise dans le domaine de la maintenance. Car l’objectif est de choisir le logiciel le mieux adapté, intégrant l’ensemble des fonctionnalités requises, comme la planification, la gestion des stocks et le reporting. Il est en effet essentiel de déterminer les priorités de l’entreprise et, en parallèle, d’identifier les points forts et les points faibles du service maintenance.

À titre d’exemple, la GMAO peut aider à optimiser les tâches de maintenance préventive, à améliorer la qualité des opérations de maintenance sur les équipements de production ou à réduire les durées d’interventions sur site ou chez les clients. Une telle solution peut permettre de renforcer et de mieux qualifier l’historique de maintenance portant sur des actifs critiques ; elle offre ainsi la possibilité d’enrichir des rapports d’inspections en cas de contrôle (d’hygiène du process par exemple, notamment l’industrie agroalimentaire ou pharmaceutique). Elle permet également d’homogénéiser les pratiques de maintenance et d’intervention entre plusieurs sites industriels d’un même groupe.

Dans tous les cas, bien identifier ses besoins et les prioriser est la première étape permettant de choisir l’outil GMAO le mieux adapté et de s’orienter vers les éditeurs proposant des solutions capable – a priori – d’y répondre. Car une fois l’éditeur puis la solution choisie, le travail ne fait que commencer.

S’il y a bien un travail préalable à effectuer, avant même l’identification des besoins, c’est de mettre autour de la table, non pas tout le monde mais les personnes clefs, à savoir les plus concernées par l’outil de GMAO : le responsable maintenance et ses techniciens bien sûr, mais aussi la direction et le service informatique (puis les responsables des services susceptibles d’utiliser ensuite le logiciel, déterminés en fonction des besoins et des attentes de l’entreprise). Il est important d’engager le personnel de maintenance, les opérateurs et la direction dès le départ afin de recueillir leurs idées, leurs besoins et les fonctionnalités concrètes qu’ils aimeraient trouver dans le logiciel.

Mais cette implication ne s’arrête pas là : il est tout aussi important de les impliquer dans la sélection de l’outil car si le choix vient d’en haut et que l’outil ne convient pas, il ne sera pas utilisé. D’où l’importance de nommer un responsable de projet – qui peut être le responsable maintenance mais aussi un chef de projet informatique, rompu aux rouages du management. Son rôle sera de faire participer les futurs utilisateurs, les impliquer et les former (avec l’éditeur du logiciel) tout en convainquant les plus réticents qu’il prendra soin de ne pas mettre de côté ; ne jamais oublier que le changement fait peur. L’essentiel est de communiquer en permanence sur l’évolution du projet, et ce de manière formelle, avec des points réalisés chaque semaine ou chaque mois. L’idéal est aussi de former le responsable à la gestion de projet et l’associer si possible à un spécialiste de l’IT afin d’être en mesure de répondre à chaque question.

En cas de déploiement multisite, notamment à l’étranger, il est nécessaire d’adopter une solution multilingue de manière à former plus facilement le personnel. Il est aussi important, si le logiciel le permet, de pouvoir l’adapter en fonction de certaines habitudes ou spécificités du site, en particulier dans son interfaçage à l’ERP ou au système informatique de l’usine en questions. D’ailleurs, d’une manière générale, il est important de vérifier la compatibilité et l’intégration potentielle avec d'autres logiciels utilisés dans l'entreprise (ERP, logiciels de production, etc.), d’envisager des passerelles entre les systèmes et anticiper la possibilité que les données de la GMAO puissent être utilisées par d’autres services.

Autre point essentiel, prendre le temps de récolter et trier les informations et les données sensées alimenter la GMAO. Ne pas sous-estimer le temps à consacrer à cette étape déterminante. En somme, celle consacrée au passage du papier ou des fichiers Excel au numérique.

Enfin, en matière de formation des équipes, il est important d’être accompagné de l’éditeur ou d’un intégrateur même si le chef de projet doit garder la main sur le management de son équipe. Des sessions de formation doivent être organisées rapidement tout en prenant le temps de ne pas brûler les étapes et de s’assurer que chaque futur utilisateur a bien compris le fonctionnement de chaque module ; cela achèvera de convaincre ceux qui ont encore des doutes sur la pertinence de la GMAO.

À l’usage, les premiers retours d’expérience permettront de mettre en avant les bénéfices apportés par l’outil et ainsi pérenniser son utilisation pour les années et les projets à venir.