Qu'est-ce qu'un catalogue Punch Out ?

Le Punch out est une solution électronique d’e-procurement ou d’approvisionnement en ligne. Elle consiste à connecter le catalogue d'un fournisseur au CRM ou à l’ERP d'une entreprise. Quelles que soient les solutions logicielles choisies, le Punch out est compatible avec SAP, Oracle, Ariba et tous les modules d’e-procurement.

Cette connexion entre les deux parties prenantes (les acheteurs et les vendeurs) donne un accès direct à la plateforme e-commerce des fournisseurs sélectionnés. Les conditions commerciales ayant été négociées en amont, le catalogue Punch out mentionne les prix, les coûts et les délais de livraison spécifiquement accordés à l’entreprise. Lors du processus d’achat en ligne, les modalités actées s’appliquent automatiquement, et les commandes sont transférées vers le système d’achat du fournisseur.

Le Punch out contribue ainsi à la dématérialisation de l’ensemble du processus d’approvisionnement, de la sélection des produits aux transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs. Cela concerne autant les bons de commandes, les factures, les règlements en ligne que les bordereaux de livraison. Ce processus est appelé à juste titre « Procure to Pay », de l’approvisionnement au paiement.

Avec le Punch out, le nombre de catalogues et d’articles référencés est beaucoup plus important qu’avec la solution du catalogue hébergé. Les recherches s’effectuant directement sur le site du fournisseur, les catalogues sont dynamiques, permettant les mises à jour, en temps réel, des prix, des stocks ou encore des délais de livraison. De nouveaux produits ou des produits de substitution peuvent aussi être proposés.

Depuis son interface d’e-procurement, l’acheteur choisit le fournisseur commercialisant les produits ou les services recherchés. Après une authentification automatisée, il est ensuite directement connecté sur le site e-commerce du fournisseur sélectionné. Depuis son compte client, l’acheteur peut alors naviguer dans le catalogue, choisir les produits et les quantités souhaités, et les ajouter à son panier. Contrairement à un site e-commerce B2C grand public, avec le Punch out, le process d’achat ne nécessite pas de passer commande sur le site du fournisseur. La commande est directement exportée vers la plateforme d’e-procurement du service achats de l’entreprise. Le bon de commande est alors généré automatiquement et envoyé sur le module e-commerce du fournisseur, déclenchant ainsi la commande, la livraison et le paiement.

S’adressant plus particulièrement aux achats non stratégiques des entreprises, le catalogue Punch out est recommandé pour les grands volumes de commandes, avec une large gamme de produits concernés.

Avec cette solution, les acheteurs restent sur leur interface d’approvisionnement interne. La prise en main est plus simple et sécurisée. L’automatisation met fin aux saisies manuelles, souvent chronophages et sources d’erreurs.

En centralisant les transactions, le Punch out permet aux services achats de garder le contrôle sur leurs dépenses. Et ainsi d’autoriser un plus grand nombre d’utilisateurs à accéder au système.

L’un des principaux avantages du Punch out ? Les mises à jour des données se font en temps réel. Au-delà de l’optimisation du processus d’achat, cela signifie aussi que la maintenance est prise en charge exclusivement par les fournisseurs, contrairement aux catalogues hébergés. Ainsi, les différents gains de temps ajoutés sont synonymes de gains de productivité et d’économies d’échelle.