Comment déployer des solutions d’e-procurement ?

Vous avez choisi vos logiciels d’e-procurement, notamment en fonction de vos besoins en termes de fonctionnalités, de compatibilité avec votre système d’information ou encore de synchronisation des données... Il convient maintenant de les déployer auprès des différents services concernés : achats, comptabilité, financier. Comment bien réussir cette intégration ? Vos équipes informatiques se sont organisées et ont défini un planning d’intervention. Un chef de projet référent a été nommé pour faire l’interface avec les utilisateurs. Un petit déjeuner a été programmé pour officialiser le lancement. Mais vos collaborateurs, eux, sont-ils vraiment prêts ?

Tout changement d’organisation impacte non seulement les process de travail, mais aussi le quotidien et l’état d’esprit des collaborateurs. On le sait, les habitudes structurent et rassurent. Alors face aux changements, un certain nombre de freins peuvent apparaître.

En amont et au cours de la mise en place des nouveaux outils digitaux, les directions des achats ont tout intérêt à impliquer leurs équipes pour générer l’adhésion du plus grand nombre. L’importance de la communication à cette étape de la conduite du changement est parfois sous-estimée.

Comment communiquer ? En informant sur les avantages qu’apportent les solutions d’e-procurement. En expliquant comment le gain de temps, obtenu par exemple par la suppression des différentes opérations manuelles, est une réelle opportunité pour faire évoluer les compétences en interne. En valorisant aussi la contribution de vos collaborateurs pour répondre aux enjeux importants en termes de productivité et de performance de l’entreprise. Enfin, en précisant que ces changements s’inscrivent dans la durée et qu’ils feront l’objet d’un accompagnement.

Pas de conduite du changement sans formation. Alors que les outils digitaux sont bien trop souvent considérés comme complexes par leurs utilisateurs, ce constat s’avère être un réel frein à la transformation numérique des entreprises. S’approprier de nouvelles solutions d’e-procurement nécessite un temps d’apprentissage. Et pour pouvoir en maîtriser toutes les fonctionnalités, une formation dispensée par l’éditeur des logiciels est encore ce qu’il y a de plus efficace.

Formations en présentiel ou en distanciel, en e-learning ou en classe virtuelle... Aujourd’hui les habitudes du télétravail ont fait évoluer les mentalités. Même s’il y a fort à parier que les collaborateurs préféreront retrouver la convivialité des salles de formations grandeur réelle. D’ailleurs, ils sont 43% à le souhaiter pour 2022.

Par ailleurs, un accompagnement en continu des utilisateurs est aussi recommandé. C’est là que le digital learning a su s’adapter et innover. Certains éditeurs proposent aussi des supports applicatifs embarqués, disponibles à tout moment, en libre-service.

La digitalisation des achats, comme toutes les autres transformations numériques des entreprises, est un processus qu’il convient d’envisager sur le long terme. Alors, prévoir des étapes d’échanges et d’évaluations sera non seulement utile, mais aussi bien perçu par les collaborateurs utilisateurs. Là encore, valoriser leurs expériences et recueillir leurs avis contribuent à la réussite du projet.

Est-ce que les outils répondent aux attentes et sont à la hauteur des enjeux ? Quels sont les points positifs et négatifs, en termes de qualité du travail, de productivité, etc. Y aurait-il des pistes d’amélioration à envisager ? Organiser des réunions de travail sur ces thématiques est aussi un bon moyen de fédérer les équipes en cette période de transition.

De même, les directions des achats et les DSI (Directions des Systèmes d’Information) ne manqueront pas de mettre en place des indicateurs de performance pour s’assurer que les outils remplissent leurs rôles et répondent aux objectifs fixés. Qu’il s’agisse du TCO (coût total de possession), de l’analyse des bénéfices (TBO), de la valeur (TVO), des risques (TRO) ou de l’impact économique (TEI).

Malgré le respect de toutes les étapes inhérentes au choix et à la mise en place d’une solution d’e-procurement, il peut arriver que celle-ci s’avère finalement inadaptée aux attentes, ou difficile à mettre en pratique par les utilisateurs. Il est alors important de pouvoir décider de changer de solution. Et plus tôt la remise en question sera actée, plus vite l’entreprise aura la capacité de rebondir.