Entreprises : 6 bonnes pratiques pour optimiser vos achats de classe C

La combinaison d'un grand nombre de fournisseurs, de la diversité des produits et services, des difficultés de suivi et de contrôle et d'un manque de standardisation peut rendre la gestion des achats de classe C complexe et exigeante.

Cette complexité ne doit pourtant pas être un frein à l'optimisation de ces achats.

Pour les optimiser, il est essentiel de procéder pas à pas afin d’identifier les leviers d’optimisation potentiels.

RAPPEL : On considère que les achats de classe C, avec une moyenne de commande inférieure à 500 €, constituent la majorité des coûts indirects d’une organisation. S’ils ne totalisent en moyenne que 5% du volume d’achats, ils représentent presque 60% du volume des commandes, et plus de 80% du nombre d’articles commandés.

La première étape pour optimiser les achats de classe C est de définir une stratégie claire et des objectifs précis. Cette étape implique de :

• Identifier les achats de classe C : Il faut dresser au préalable une liste exhaustive de tous les achats de classe C de l'entreprise, en incluant les fournitures de bureau, les outils, les consommables, les pièces détachées, etc.
• Analyser les dépenses : Il est essentiel d'analyser les dépenses historiques liées aux achats de classe C afin d'identifier les postes de dépenses les plus importants et les opportunités d'économies.
• Définir des objectifs quantifiables : La stratégie d'achats de classe C doit reposer sur des objectifs mesurables, tels que le pourcentage de réduction des coûts ou de l'amélioration de la qualité des produits.

Rappel : À une époque où la RSE est un enjeu stratégique pour les entreprises, la fonction achats peut aussi quantifier la réduction de l'impact environnemental de ce type d’achats, en optant pour des produits éco-conçus, durables, recyclables etc.

Une fois une stratégie définie, il est important de mettre en place des processus d'achat rigoureux pour garantir une gestion efficace des achats de classe C. Cette étape implique de :

• Établir des procédures d'achat claires : Les procédures d'achat doivent définir les étapes à suivre pour chaque achat de classe C, depuis l'identification du besoin jusqu'à la réception et au paiement des produits.
• Sélectionner les fournisseurs de manière rigoureuse : La sélection de fournisseurs fiables et performants, dotés d’un catalogue de produits de qualité, est essentielle.
• Négocier des prix compétitifs : En fonction du volume des achats, de la concurrence et de la relation avec le fournisseur, il est possible de regrouper les achats et de négocier les prix d’achat pour obtenir des prix plus avantageux.

REMINDER : Une bonne négociation se prépare. Pour élaborer votre stratégie, pensez à collecter des informations sur le marché.

Un stockage optimisé est essentiel pour garantir la continuité des opérations, éviter les ruptures de stock ou, à l’inverse, le surstockage. Comment procéder ?

• Définir des niveaux de stock cibles : Les niveaux de stock cibles doivent être définis en fonction de la consommation, de la fréquence des livraisons et des délais de livraison.
• Mettre en place un système de suivi des stocks : Un système de suivi des stocks permet de suivre les entrées et sorties de stock en temps réel et de déclencher des alertes en cas de niveau de stock faible.
• Optimiser les commandes : Les commandes doivent être optimisées en fonction des niveaux de stock, des délais de livraison et des conditions économiques.

REMINDER : Pensez à mettre en place des contrôles qualité : Ces contrôles vous permettront de vous assurer que les produits livrés répondent aux spécifications requises.

Suivre régulièrement les performances des achats de classe C permet d’évaluer l'efficacité de la stratégie mise en place et d'identifier les axes d'amélioration. Cette étape implique de :

• Mettre en place des indicateurs de performance : Ces indicateurs permettent de mesurer les résultats de la stratégie d'achats de classe C, tels que les économies réalisées, la qualité des produits et le niveau de satisfaction des collaborateurs.
• Analyser les données : Les données de performance doivent être analysées régulièrement afin d'identifier les tendances.

REMINDER : Cette tâche incombe aux acheteurs ou aux analystes achats, très souvent dotés de solutions logicielles d'analyse des achats. Ces solutions proposent des fonctionnalités spécifiques pour le suivi des achats de la Classe C ; pour ce faire, elles peuvent automatiser la collecte et le nettoyage des données, et proposer aussi des tableaux de bord et des rapports prédéfinis.

De nombreux outils et solutions digitales peuvent faciliter la gestion et l'optimisation des achats de classe C.

• Des solutions de e-procurement : Les solutions de e-procurement permettent de digitaliser les processus d'achat, de la création de la demande à la réception, en passant par le paiement des factures.
• Des plateformes de comparaison des prix : Pour un même produit ou pour un même service, ces plateformes permettent de comparer les prix de différents fournisseurs.
• Des outils de gestion des stocks : Les outils de gestion des stocks permettent de suivre en temps réel les entrées et les sorties de stock ; des alertes signalent un niveau de stock faible ou au contraire trop élevée, mais également une consommation excessive ou inhabituelle.
• Des outils de gestion des achats : de nombreux outils logiciels peuvent aider les entreprises à gérer leurs achats de classe C, notamment des outils de suivi des dépenses, de comparaison des prix et de gestion des stocks.

Les collaborateurs jouent un rôle important dans la réussite de la stratégie d'achats de classe C. Ils doivent être sensibilisés aux enjeux des achats de classe C et impliqués dans le processus de décision. Cette étape nécessite de :

• Communiquer sur la stratégie d'achats afin de leur expliquer les objectifs poursuivis.
• Former les collaborateurs aux bonnes pratiques d'achat, à savoir la comparaison des prix, la négociation et la gestion des stocks.
• Impliquer les collaborateurs dans le choix des fournisseurs : Cette étape nécessite que les collaborateurs de l’entreprise partagent leurs expériences et leurs besoins.