RÉDUIRE LES COÛTS DE PROCESSUS GRÂCE À LA GESTION DES STOCKS PAR LE FOURNISSEUR

Une grande entreprise privée de services publics, responsable de l’approvisionnement public en eau ainsi que de la collecte et du traitement des déchets dans une grande région, souhaitait regrouper ses dépenses d’approvisionnement en réduisant le nombre de ses fournisseurs, simplifier ses processus Source-to-Pay (S2P) et améliorer la gestion des stocks. L’entreprise était en train d’abandonner son système de maintenance réactive pour passer à une maintenance planifiée. Elle était donc à la recherche d’un seul fournisseur MRO, capable de garantir un stock standardisé et d’assurer la fourniture d’une quantité suffisante de pièces mécaniques, électriques, d’instrumentation, de contrôle et d’automatisation (MEICA) pour permettre aux techniciens d’effectuer les travaux de maintenance planifiée.

Par le passé, les techniciens MEICA achetaient les pièces au fur et à mesure des besoins pour effectuer des travaux individuels. Cette démarche réactive entraînait souvent des retards, car les techniciens devaient se rendre auprès des fournisseurs pour se procurer les pièces ou attendre leur livraison. De plus, les techniciens achetaient souvent des quantités supérieures à leurs besoins, créant ainsi des stocks de pièces non cataloguées qui restaient ensuite inutilisées parce que leurs collègues n’étaient pas au courant de leur existence. Cette entreprise avait donc du capital immobilisé dans des stocks qui n’étaient pas utilisés, contrôlés ou entretenus.

En tant que client de longue date, RS avait les connaissances nécessaires pour savoir comment gérer ses approvisionnements de moindre valeur et à rotation rapide pour la maintenance, les réparations et l’exploitation (MRO). La solution a consisté à construire un entrepôt régional pour le stockage des produits de MRO les plus courants, où les techniciens pouvaient se ravitailler sans devoir faire appel à plusieurs fournisseurs ou leur rendre visite. En partenariat avec le client, RS a mis en place une solution RS ScanStock®, qui est un système de gestion des stocks, dans lequel RS est le seul gestionnaire du suivi et du réapprovisionnement des produits convenus. Ce système permet au client de se concentrer sur d’autres aspects de son activité, d’éliminer les retards dans le processus de commande et d’éviter l’accumulation de stocks excédentaires non catalogués.

Le VMI (Vendor Management Inventory) offre une meilleure visibilité des dépenses tout en assurant une disponibilité sans délais des principaux produits. De plus, ces systèmes augmentent la productivité en réduisant le temps passé à gérer les commandes et à attendre les livraisons. L’équipe RS a dressé une liste de 10 sites pilotes possibles.

Après une série de réunions et de visites de sites, on a choisi plus de 600 produits. La gamme a depuis été élargie et d’autres lignes sont continuellement révisées en fonction des mouvements de stock, avec un réapprovisionnement hebdomadaire.

En prenant le contrôle du réapprovisionnement sur site des produits convenus, RS ScanStock® a réduit le temps nécessaire à la gestion des produits MRO et donc les temps d’arrêt opérationnels pour le client. La réduction du temps passé par les employés sur les différents éléments du processus d’achat et de paiement et du temps d’attente pour l’arrivée des pièces se traduit directement par des économies financières. Le coût du processus initial de 74 € par commande a été réduit à 22 € par commande, ce qui représente une baisse de 70 %. Sur un an, les économies sont de 46 176 € : un chiffre conséquent, d’autant plus que le processus comporte également moins de travail pour les clients et leurs employés.