Qu'est-ce qu'un catalogue hébergé ?

Le catalogue hébergé est bien plus que le simple PDF interactif d’un fournisseur dans lequel l’acheteur choisit ses produits avant de les commander par téléphone ou par mail. Si l’on s’accorde sur le fait qu’un catalogue digital est plus écologique qu’un catalogue imprimé sur papier, avec l’e-procurement ou approvisionnement en ligne, une étape importante a été franchie dans la dématérialisation des échanges avec les fournisseurs. Ce qui caractérise un catalogue hébergé, c’est qu’il est composé de fichiers de haute qualité, dits « statiques », mentionnant par exemple:

• les références des articles,
• leurs descriptifs, poids, dimensions,
• leurs prix négociés,
• la référence fabricant
• les codes UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un système de codage à 8 chiffres permettant de classifier les produits et les services dans les systèmes de commerce électronique,
• le numéro eClass, un standard international de données industrielles conforme aux normes ISO et CEI.

Ces fichiers sont téléchargés directement sur le système PHP, ou via un système de gestion de contenu tiers. Ils sont ainsi « hébergés » dans le logiciel d’achat ou ERP de l’entreprise. La consultation du catalogue électronique dispose d’un accès sécurisé et réservé aux personnes habilitées à effectuer des achats, après configuration des accès par l’administrateur.

Après une phase d’e-sourcing permettant d’identifier et de sélectionner les fournisseurs selon un cahier des charges prédéfini, un catalogue personnalisé est réalisé sur mesure pour chaque entreprise. Il tient compte notamment de ses besoins, de ses critères et de ses habitudes d’achats. Ce catalogue comprend un nombre limité d’articles dont les prix ont été préalablement négociés et validés par la direction des achats. Contrairement au catalogue dit « Punch out » que nous détaillerons dans un prochain article, les prix ne sont pas mis à jour en temps réel. La recherche des produits est intégrée dans le logiciel de l’entreprise, généralement à partir d’un fichier CSV ou XLS. La mise à jour est donc manuelle et réalisable par les acheteurs et les fournisseurs, après contrôle et validation par le service achats.

Dans une démarche de digitalisation des achats, le catalogue hébergé est recommandé pour les entreprises gérant un nombre limité de produits, généralement quelques centaines d’articles, faisant l’objet de commandes récurrentes. Le catalogue hébergé peut également être une première étape permettant de passer un cap dans la transformation numérique des services achats, avant de mettre en place d’autres solutions d’e-procurement.

À noter aussi, pour les entreprises internationales, que les catalogues peuvent être traduits en plusieurs langues, et les prix des produits indiqués dans différentes devises.

Digitaliser ses achats présente de nombreux avantages pour les entreprises. Une meilleure rentabilité et une plus grande productivité qui sont aussi liées à l’intégration d’une solution d’e-procurement telle que le catalogue hébergé.

Des économies et un gain de temps sont rendus possibles par le choix d’une interface de catalogue conviviale, offrant une meilleure expérience utilisateur. Le choix se fait désormais parmi des produits ayant déjà fait l’objet d’une négociation auprès de fournisseurs approuvés par la direction des achats.

Les descriptifs produits sont précis et correspondent parfaitement aux attentes des acheteurs, puisqu’ils ont été réalisés sur mesure en fonction des besoins de l’entreprise.

Enfin, grâce au « Procure-to-pay », le traitement des commandes et des factures est entièrement électronique, facilitant ainsi le contrôle des achats et optimisant le taux de conformité.

Personnalisation de l’offre produits, simplification du processus d’achat, vision globale des produits, tarifs prédéfinis... avec les catalogues hébergés, la gestion des achats s’effectue désormais en toute confiance, et en accord avec les conditions contractuelles négociées.