Comment optimiser les niveaux de ses stocks pour réduire les coûts et améliorer l'efficacité opérationnelle ?

Au regard des impératifs de production et de maintenance, la gestion du magasin de stocks est un maillon essentiel dans le bon déroulement du process. Les interventions doivent s’effectuer dans les meilleurs délais et pour cela, il est indispensable de disposer de pièces de rechange et de pièces détachées disponibles, surtout en cas de panne ou de prévision d’une panne à venir, tout comme les outillages, les équipements de protection individuelle (EPI) ou encore n’importe quel consommable utile à la production, à la maintenance (industrielle et tertiaire) et tout autre service de l’entreprise. 

En parallèle, il est important de ne pas surcharger le magasin, et ce pour plusieurs raisons. La première est d’ordre financier : le stockage coûte cher, tant du point de vue foncier ou locatif qu’assurantiel mais aussi en matière d’espace utilisé, lequel pourrait s’avérer utile en cas de besoin d’extension de l’usine par exemple. La deuxième raison expliquant pourquoi il est nécessaire de rationaliser le magasin de stockage réside dans l’obsolescence des pièces. Outre les doublons – pouvant se multiplier suite à une mauvaise saisie des entrées et sorties, les pièces les plus anciennes peuvent se révéler inutilisables, comme c’est le cas, en moyenne, pour 50 % des pièces. Une aberration d’autant que leur stockage impacte la trésorerie de la société. 

Pour mener une démarche d’optimisation des niveaux de ses stocks, il est avant tout important de prendre conscience de leurs faiblesses et de comprendre pourquoi le magasin est mal géré. Cela relève à la fois d’une mauvaise estimation – ou surestimation – des pièces et des équipements dont la production ou la maintenance a besoin. Cela peut provenir aussi d’erreurs – humaines – de saisie des entrées et des sorties, mais aussi d’une surconsommation « inexpliquée » de la part des utilisateurs ou encore d’une mauvaise communication entre les services et d’un manque d’adéquation entre les besoins de l’atelier par exemple et l’achats de pièces ne convenant pas tout à fait à ce qu’il attend – générant ainsi le rachat du bon équipement, l’autre restant alors sur l’étagère sachant qu’il ne sera certainement jamais utilisé.

Afin d’optimiser les niveaux de stocks et réduire les coûts tout en améliorant l'efficacité opérationnelle, il convient d’analyser la demande sur l’année. Cela permet d’affiner la planification des achats. Pour cela, il est utile également d’identifier les interventions et les équipements de production, du bâtiment ou des autres services et utilités les plus critiques. Il est possible pour ce faire d’utiliser des outils de prévision de la demande pour anticiper les besoins futurs, identifier les tendances de vente et ainsi ajuster les niveaux de stock.

En parallèle, il est indispensable d’entretenir de solides relations – et bonnes si possible – à long terme avec ses fournisseurs pour garantir des livraisons rapides et fiables, utiles quand une demande urgente émerge de la production notamment. Il est important de bien négocier en amont les conditions et les délais de paiement. C’est l’apanage du responsable Achats, lequel peut dans le même temps adapter sa stratégie en mettant en place une politique de rotation des stocks afin d’éviter l'obsolescence et « just in time » (juste-à-temps). Enfin, une bonne gestion des stocks ne peut se faire sans des investissements dans des solutions de stockage et de rayonnage adaptées aux différents équipements, outillages et autres pièces devant faire l’objet d’une disponibilité absolue. Ces solutions doivent répondre à la fois aux fréquences d’utilisation et de rotation, à leurs géométries et leurs contraintes de stockage. Mais au-delà du rayonnage, il est important d’investir en outre dans des solutions technologiques.

Investir dans la technologie est incontournable, d’autant que les solutions se multiplient ces dernières années. C’est le cas par exemple des systèmes de gestion des stocks automatisés ; ceux-ci offrent une meilleure visibilité et un contrôle plus précis. Les magasins automatisés, associés à des solutions de picking comme dans les entrepôts de logistique, par exemple, permet de gérer les mouvements des entrées-sorties , les inventaires en temps réel, mais aussi les emplacements qui seront réaffectables en position et en volume pour de nouveaux objets à stocker.

Dans ce cadre, l’identification des pièces est essentielle. Par code-barre, RFID ou encore – puisqu’il se généralise depuis quelques années – par QR-code, les stocks sont soumis à une traçabilité particulièrement utile dans la gestion des pièces détachées et de rechange ou encore de l’outillage. Quand est-elle sortie, où et par qui est-elle utilisée, doit-elle être remplacée immédiatement, à quel coût, etc. 

Par ailleurs, les logiciels informatiques sont en mesure d’enrichir des outils d'analyse de données afin d’affiner les décisions dans la stratégie d’achats en matière de stockage. La GMAO pour la maintenance, l’ERP de l’entreprise mais aussi des outils de Manufacturing Execution System (MES) offrent au système de gestion de stockage une montagne de données précieuses.

Enfin, dans biens des cas, en particulier sur d’importants sites industriels – ou pour une gestion  multi-sites des stocks, l’intelligence artificielle (IA) peut se révéler intéressante. Cela peut résoudre par exemple des difficultés liées à des doublons causées par une identification différente de pièces pourtant identiques. Avec l’IA, il est désormais possible de croiser diverses informations pour répertorier ses pièces identiques ou équivalentes. 

Naturellement, avant même d’investir dans quelque technologie que ce soit, n’oublions pas ce vieil adage : « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Respecter cette règle permettra d’ores-et-déjà de partir sur des bases saines et, au service Achats, d’établir une stratégie capable de répondre au mieux aux besoins de chaque service.