Comment optimiser la gestion des stocks des produits et assurer leur renouvellement au meilleur moment ?

Assurer la disponibilité des biens, des équipements et des pièces ou des composants d’une usine dépend d’une gestion sans faille et optimisée des stocks et de leur renouvellement. C’est, sans surprise, un enjeu majeur dans un environnement souvent très concurrentiel, où les maîtres-mots sont qualité-coûts-délais.

Dans ce contexte, le travail du service Achats est stratégique et celui-ci est tout particulièrement concerné par la gestion des stocks. Le stockage dans une entreprise industrielle touche à la fois les matières premières et les matériaux nécessaires à la production ainsi que les produits d’entretien, de réparation ou de maintenance et d’exploitation (en production mais aussi pour les utilités et les locaux de l’entreprise).

Éviter les surcoûts liés au stockage de produits ou d’équipements « inutiles », obsolètes ou en doublons, supprimer les stocks morts et dormants – et réduire ainsi le gaspillage – permettent à la fois d’améliorer la trésorerie mais aussi et surtout d’assurer le bon déroulement du process. Cela en outre la possibilité au service de maintenance d’être le plus réactif possible lors de ses interventions, qu’elles soient préventives ou curatives.

Afin d’optimiser et améliorer la gestion des stocks de pièces détachées et de rechange, les services Achats doivent considérer plusieurs stratégies, à commencer par l’analyse des besoins – en évaluant les historiques de consommation par exemple ; en d’autres termes, il s’agit d’en étudier les données afin d’identifier les pièces les plus utilisées et leurs fréquences de commande.

Il existe plusieurs méthodes, comme la gestion à point de commande (les commandes sont faites à des dates variables mais à des quantités fixes), essentiellement pour les stocks coûteux ou encombrants, le réapprovisionnement à la commande (à quantités et dates variables) ou encore la méthode de « recomplètement » (commande à quantités fixes mais à dates variables). Vient également la méthode dite « Kanban », c’est-à-dire lorsque la commande est déclenchée par la production.

Autre méthode régulièrement utilisée dans l’industrie, l’analyse dite « ABC ». Celle-ci consiste en une classification des pièces en trois catégories (A, B et C) en fonction de leur valeur et de leur fréquence de consommation. Cela permet de concentrer les efforts de gestion sur les articles les plus critiques. De même, la gestion des niveaux de stock et de réapprovisionnement pour chaque pièce, en tenant compte des délais d'approvisionnement et des délais de livraison, permet d’améliorer la gestion du stockage et de constituer des stocks de sécurité – notamment pour les pièces critiques – et ainsi éviter les ruptures.

Afin de renouveler ses stocks de biens au meilleur moment, une méthode s’impose naturellement, celle appelée « Just In Time » (JIT), ou « juste à temps » en français. Celle-ci consiste à réduire les niveaux de stock tout en assurant un approvisionnement suffisant en pièces de rechange au moment exact où elles sont nécessaires. Pour ce faire, il est essentiel, avant tout, de s’appuyer sur des prévisions fiables afin de planifier au mieux les besoins de production et de maintenance, y compris en prenant en compte les aléas engendrant des pannes. Il est essentiel aussi de nourrir de bonnes relations avec ses fournisseurs afin de s’assurer des livraisons de pièces ou d’équipements parfois urgentes dans de bonnes conditions (ne pas toujours chercher à faire de la marge coûte que coûte mais rechercher le meilleur compromis). Il est également envisageable, dans certains cas, d'opter pour la consignation de pièces afin de minimiser les coûts et le risque de surplus.

La bonne gestion des stocks implique de mettre en place différentes solutions technologiques, à commencer par certains logiciels, outils et systèmes de gestion des stocks (SGS), lesquels donnent la possibilité de suivre en temps réel l'état des stocks, d’automatiser les commandes et de générer des rapports automatiquement.

L’identification représente aussi une solution incontournable dans la gestion des stocks, qu’il s’agisse de l’optimisation des magasins de pièces ainsi que le suivi des entrées-sorties. Ainsi, les solutions reposant sur les code-barres, les radiofréquences (RFID) ou encore – et de plus en plus couramment – les QR-Codes, offrent une meilleure traçabilité et davantage de précision dans le suivi. Dans ce domaine d’ailleurs, il est possible d’extraire, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue, de précieux indicateurs de performance (KPI) afin de mieux mesurer l'efficacité de la gestion des stocks, comme le taux de rotation des stocks, le coût de stockage et le délai de réapprovisionnement.

Ces indicateurs permettent – et incitent aussi – les responsables Achats à mener des révisions régulières et réévaluer les processus et les niveaux de stock afin de s'adapter aux changements dans la demande ou dans l'environnement économique. Cela impactera de fait le renouvellement des biens et des équipements de manière plus pertinente, c’est-à-dire au moment le plus propice.

L’automatisation permet aussi de développer et d’intégrer des applications mobiles offrant un accès en temps réel aux données sur les stocks et l’envoi de notifications portant sur les seuils de réapprovisionnement. Il est également possible de mettre en œuvre des outils de visualisation de données dans le but de créer des tableaux de bord dynamiques permettant de suivre en temps réel les indicateurs clés de performance (KPI) évoqués précédemment. Il est enfin pertinent de mettre à profit l’usage de l’ERP de l’entreprise pour centraliser les informations sur les stocks, les achats, la production et les ventes afin d’améliorer la visibilité et la coordination.

Demain – mais déjà des applications émergent – les algorithmes d'IA et d'apprentissage automatique donneront la possibilité d’affiner les prévisions de demande, d’optimiser les niveaux de stock et d’améliorer la précision des commandes… pour un renouvellement au meilleur moment !