Pour mener à bien cette démarche, il est important d'avoir des moyens techniques et humains pour gérer l'inventaire des stocks au bon moment, avec une parfaite organisation. Une mauvaise planification de la date d’inventaire ou une préparation insuffisante des tâches contribue en effet à augmenter le temps de traitement, et donc vous coûtera plus cher en finalité !
Qui doit réaliser l’inventaire ?
Selon le Code de commerce, l’inventaire physique annuel doit être réalisé par toute personne physique ou morale détenant le statut de commerçant : « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement ».
Le plus souvent, cette tâche est confiée aux salariés de l’entrepôt ou de l’entreprise commerciale. Toutefois, lorsque la quantité de produits à compter est très importante, le travail est réalisé par des intérimaires. Un (ou plusieurs) responsable assure également le contrôle des opérations.
Les différents types d’inventaire, selon leur périodicité
On distingue 4 grands types d’inventaire :
- L’inventaire intermittent. Il s’effectue une fois par an, généralement quelques jours avant la fin de l’année fiscale.
- L’inventaire tournant (ou cyclique). Il est réalisé par groupes de références, en plusieurs fois et donc à différentes périodes de l’année. Il évite ainsi à l’entreprise d’immobiliser intégralement son activité durant l’opération.
- L’inventaire périodique. Il est planifié régulièrement, tous les mois, tous les trimestres ou tous les semestres, par exemple. Cette mise à jour constante limite les écarts de stock trop importants.
- L’inventaire permanent (ou informatique). L’état des stocks est actualisé au fur et à mesure des entrées et sorties des marchandises grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks (de type WMS) ou d’un logiciel de comptabilité. Les quantités indiquées sont donc toujours au plus proche de la réalité.
Les étapes d’un inventaire physique
Lors d’un inventaire physique, tout ou partie de l’activité est temporairement stoppé, c’est pourquoi il faut agir vite pour réduire les pertes financières ! Grâce à une bonne organisation et quelques outils, vous travaillerez plus efficacement.
- Former des responsables d’inventaire.
- Planifier la date d’inventaire à une période creuse de l’année et durant un créneau horaire de faible fréquentation de clientèle (pour les magasins).
- Remettre au personnel et aux intérimaires un mode d’emploi avec la procédure à suivre et des fiches de comptage (ou le matériel électronique nécessaire).
- Comptabiliser l’intégralité des produits et contrôler. Attendre la validation du responsable.
- Régulariser les stocks au réel. Le stock physique est comparé au stock théorique, puis rectifié.
- Valoriser les stocks en comptabilité, en attribuant une valeur unitaire à chaque article. Les matières premières sont valorisées selon leur coût d’achat (prix d’achat + frais associés). Les produits finis et semi-finis sont valorisés selon leur coût de production (coût d’achat + charges de production).
Les différentes méthodes pour réaliser l’inventaire
Selon la taille et l’activité de votre entreprise, le personnel disponible et le budget que vous souhaitez consacrer à votre inventaire de stock, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- L’inventaire manuel. Le plus classique et le moins coûteux puisqu’une feuille de papier ou un tableur Excel suffit. Cette méthode est aujourd’hui toujours pratiquée par de nombreuses petites sociétés qui disposent de peu de marchandises en stock ;
- L’inventaire avec code-barres. C’est la solution la plus répandue. Les articles sont scannés à l’aide de terminaux électroniques à radiofréquence, appelés également douchettes. Les données sont numérisées et peuvent être directement transférées à votre logiciel de gestion de stock ;
- L’inventaire avec étiquettes RFID (Radio frequency identification). Pour un inventaire précis, fiable et très rapide. Chaque article est équipé d’une puce qui contient une mine d’informations, une véritable carte d’identité. Le processus est entièrement automatisé, plus besoin d’ouvrir le carton pour l’identifier. De plus, la technologie peut être équipée d’un tracker pour assurer un suivi du produit, et le repérer facilement en cas de perte ou de vol.