Inventaire de stock : une démarche obligatoire et indispensable

L’inventaire de stock permet de faire le point sur le stockage de ses marchandises et de mettre à jour la juste quantité restante, mais également de :

• Vérifier le bon emplacement des produits, ranger, voire réorganiser le rayonnage ;
• Remplacer les articles abîmés, périmés (avec date de péremption dépassée), dépréciés ou dont la commercialisation est stoppée, suite à l’arrivée sur le marché d’un modèle plus performant ou si le produit est « passé de mode », par exemple ;
• Rectifier les écarts de stock, liés au comptage manuel des opérateurs, aux incidents (casse ou perte) et aux vols ;
• Éviter le « surstockage » ou le sous-stockage ;
• Connaître la valeur et le coût des stocks ;
• Clôturer l’exercice comptable, indispensable pour établir sa déclaration fiscale et un compte de résultat prévisionnel.

De plus, l’inventaire de stock est une obligation légale. Il doit être réalisé au moins une fois par an pour toute entreprise à but lucratif (article L. 123-12 du Code de commerce).

Durant l’inventaire, tout est recensé :

• Les matières entrant dans le processus de transformation ;
• Les articles en cours de fabrication, mais non achevés ;
• Les produits finis, en attente de livraison ;
• Les prestations de services.

Il est à noter que le comptage diffère selon l’activité de l’entreprise. S’il s’agit d’une société commerciale d’achat-revente, l’inventaire consistera essentiellement à comptabiliser toutes les marchandises achetées, mais non vendues. En revanche, dans le cas d’un entrepôt de production, la démarche s’étendra au comptage des matières premières, aux fournitures industrielles et aux produits semi-finis.

Pour mener à bien cette démarche, il faut disposer des bons moyens techniques et humains au bon moment, avec une parfaite organisation. Une mauvaise planification de la date d’inventaire ou une préparation insuffisante des tâches contribuera en effet à augmenter le temps de traitement, et donc vous coûtera plus cher en finalité !

Qui doit réaliser l’inventaire ?

Selon le Code de commerce, l’inventaire physique annuel doit être réalisé par toute personne physique ou morale détenant le statut de commerçant : « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement ».

Le plus souvent, cette tâche est confiée aux salariés de l’entrepôt ou de l’entreprise commerciale. Toutefois, lorsque la quantité de produits à compter est très importante, le travail est réalisé par des intérimaires. Un (ou plusieurs) responsable assure également le contrôle des opérations.

Les différents types d’inventaire, selon leur périodicité

On distingue 4 grands types d’inventaire :

1. L’inventaire intermittent. Il s’effectue une fois par an, généralement quelques jours avant la fin de l’année fiscale.
2. L’inventaire tournant (ou cyclique). Il est réalisé par groupes de références, en plusieurs fois et donc à différentes périodes de l’année. Il évite ainsi à l’entreprise d’immobiliser intégralement son activité durant l’opération.
3. L’inventaire périodique. Il est planifié régulièrement, tous les mois, tous les trimestres ou tous les semestres, par exemple. Cette mise à jour constante limite les écarts de stock trop importants.
4. L’inventaire permanent (ou informatique). L’état des stocks est actualisé au fur et à mesure des entrées et sorties des marchandises grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks (de type WMS) ou d’un logiciel de comptabilité. Les quantités indiquées sont donc toujours au plus proche de la réalité.

Les étapes d’un inventaire physique

Lors d’un inventaire physique, tout ou partie de l’activité est temporairement stoppé, c’est pourquoi il faut agir vite pour réduire les pertes financières ! Grâce à une bonne organisation et quelques outils, vous travaillerez plus efficacement.

1. Former des responsables d’inventaire.
2. Planifier la date d’inventaire à une période creuse de l’année et durant un créneau horaire de faible fréquentation de clientèle (pour les magasins).
3. Remettre au personnel et aux intérimaires un mode d’emploi avec la procédure à suivre et des fiches de comptage (ou le matériel électronique nécessaire).
4. Comptabiliser l’intégralité des produits et contrôler. Attendre la validation du responsable.
5. Régulariser les stocks au réel. Le stock physique est comparé au stock théorique, puis rectifié.
6. Valoriser les stocks en comptabilité, en attribuant une valeur unitaire à chaque article. Les matières premières sont valorisées selon leur coût d’achat (prix d’achat + frais associés). Les produits finis et semi-finis sont valorisés selon leur coût de production (coût d’achat + charges de production).

Les différentes méthodes pour réaliser l’inventaire

Selon la taille et l’activité de votre entreprise, le personnel disponible et le budget que vous souhaitez consacrer à votre inventaire de stock, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• L’inventaire manuel. Le plus classique et le moins coûteux puisqu’une feuille de papier ou un tableur Excel suffit. Cette méthode est aujourd’hui toujours pratiquée par de nombreuses petites sociétés qui disposent de peu de marchandises en stock ;
• L’inventaire avec code-barres. C’est la solution la plus répandue. Les articles sont scannés à l’aide de terminaux électroniques à radiofréquence, appelés également douchettes. Les données sont numérisées et peuvent être directement transférées à votre logiciel de gestion de stock ;
• L’inventaire avec étiquettes RFID (Radio frequency identification). Pour un inventaire précis, fiable et très rapide. Chaque article est équipé d’une puce qui contient une mine d’informations, une véritable carte d’identité. Le processus est entièrement automatisé, plus besoin d’ouvrir le carton pour l’identifier. De plus, la technologie peut être équipée d’un tracker pour assurer un suivi du produit, et le repérer facilement en cas de perte ou de vol.

Rien n’est plus efficace qu’un logiciel de gestion des stocks (de type WMS) et des solutions d’inventaire (RS VendStock®,  RS Magasin Autonome et RS ScanStock®) pour décupler votre efficacité. Associée à la méthode de l’inventaire permanent, vous ne laissez aucune place aux erreurs ou aux imprécisions.

Les 5 principaux avantages de cette solution :

1. Gain de temps, que vous pouvez alors consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Rupture de stock limité, car les réapprovisionnements sont anticipés et gérés automatiquement.
3. Respect des délais de livraison, ce qui contribue à améliorer votre relation clientèle et la qualité de votre prestation de service.
4. Parfaite traçabilité des produits, avec une possibilité de rediriger les clients vers une autre boutique ou un autre lieu de dépôt.
5. Moins de retours des articles pour non-conformité.

En somme, vous améliorez votre productivité, réduisez le coût du stockage et fiabilisez votre gestion des stocks et de l’inventaire.