Gestion des stocks numériques, la traçabilité au service du client

Critère ô combien essentiel pour assurer la stabilité financière et la pérennité d’une entreprise, la gestion des stocks a largement évolué au fil du temps ! Aujourd’hui, elle est pleinement axée sur la satisfaction des clients et l’automatisation de l’entrepôt. Ces 2 actions sont en effet incontournables pour s’imposer sur un marché international où la concurrence est omniprésente.

Quelles activités sont concernées par la gestion des stocks ?

La gestion des stocks regroupe toutes les activités liées à l’organisation et au suivi logistique de l’entrepôt, à savoir :

1. L’approvisionnement et la réception des marchandises.
2. L’enregistrement et le stockage des produits.
3. La préparation des commandes clients (picking) et l’emballage.
4. L’expédition des colis.

La moindre interruption ou lenteur dans le fonctionnement de l’une de ces étapes se répercute irrémédiablement sur la compétitivité d’une entreprise et sur son image de marque. C’est pourquoi il est important de piloter efficacement ses flux logistiques. Pour mener à bien cet objectif, et fluidifier son outil de production, les systèmes numériques de gestion des stocks semblent être la solution à privilégier.

Gestion numérique des stocks : vers la fin d’un comptage physique ?

La gestion des stocks par inventaire physique qui consiste à comptabiliser manuellement chaque produit présent dans l’entrepôt a longtemps été la seule façon de procéder des entreprises. Néanmoins, force est de constater que cette méthode est loin d’être optimale ! En effet, d’une part, elle implique d’affecter du personnel spécifiquement à cette tâche chronophage et pénible. D’autre part, elle ne peut être généralement planifiée que pendant les périodes de faible activité pour ne pas pénaliser la productivité et éviter les erreurs de comptage.

En revanche, les solutions d’inventaire numériques changent la donne. En effet, grâce à l’informatisation des données, et le stockage sur une plateforme Cloud, le comptage devient plus précis et rapide. Le niveau des stocks est actualisé en temps réel, la rupture de marchandises est anticipée et le coût du stockage est ainsi réduit ! D’autre part, les logiciels de gestion (ERP ou WMS) permettent d’établir des rapports complets qui regorgent d’informations utiles pour mieux comprendre les attentes de ses clients et améliorer le fonctionnement de sa chaîne logistique.

Gestion numérique des stocks et méthode « juste-à-temps »

La gestion des stocks est un véritable casse-tête pour les entreprises, notamment pour ceux qui ont adopté la méthode « juste-à-temps » (JAT). En effet, d’un côté il faut réduire le stockage, supprimer les temps de latence et les tâches non productives (production en flux tendus). De l’autre, il ne faut pas occasionner de ruptures de stock et augmenter sans cesse sa qualité de services (livraison rapide, suivi de commandes en temps réel, click and collect, etc.).

Dans les faits, il paraît difficile de faire preuve d’une telle réactivité sans recourir à un système de gestion numérique des stocks !

Le logiciel de gestion des stocks est l’outil informatique qui enregistre toutes les entrées et les sorties des marchandises et qui automatise l’intégralité des processus de la chaîne d’approvisionnement.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des stocks numérique

Selon le choix du logiciel, de nombreuses possibilités vous sont offertes :

• La gestion des articles, avec l’identification des marchandises et l’établissement d’une fiche produit (description, poids, prix de vente, etc.). Il est ensuite possible d’imprimer des étiquettes sous la forme d’un code-barre, d’un QR code ou d’une puce RFID (avec imprimante RFID) ;
• La gestion du stockage, avec le suivi des actifs en temps réel (inventaire actualisé), alertes en cas de rupture de stock et réapprovisionnement automatique ;
• La gestion des commandes clients, avec l’automatisation du processus de vente en ligne (prélèvement bancaire, préparation de commande, emballage, suivi du colis, assistance technique, etc.). Le logiciel améliore également la sécurité de la transaction, en évitant une double facturation par exemple ;
• La gestion du transport des colis, en sélectionnant automatiquement le transporteur le plus pertinent en fonction de la localisation du client ou du fournisseur ;
• La gestion administrative des fournisseurs et des clients, en enregistrant informatiquement leurs coordonnées ;
• La gestion de l’évolution des prix. Le logiciel prévient en cas de fluctuations du coût des produits en stock et évite ainsi de vendre à perte ou à l’inverse permet de réaliser une plus-value plus importante ;
• La gestion de la comptabilité, pour suivre les ventes, les factures et les dépenses, mais aussi pour calculer les taxes et les impôts.

Le logiciel permet également d’éditer des rapports d’analyse détaillés (performance des produits commercialisés, articles épuisés ou périmés, conseils d’optimisation pour améliorer les résultats commerciaux, etc.).

Logiciel ERP ou WMS… quelle solution de gestion numérique privilégier ?

L’ERP (Entreprise resources planning), ou PGI (Progiciel de gestion intégré) en français, est un logiciel de gestion des stocks qui vise à simplifier la transmission des informations en temps réel d’une entreprise. Il rassemble tous les rapports financiers et comptables, l’historique des approvisionnements, le suivi complet des commandes, les données des ressources humaines, le listing des fournisseurs, le service après-vente, etc.

Le WMS (Warehouse management system) est également un logiciel de gestion des stocks, mais qui s’intéresse davantage à l’organisation opérationnelle de l’entrepôt et plus exactement aux flux des marchandises. Il optimise l’intégralité de la chaîne logistique de l’entreprise, en réduisant l’espace de stockage et en accélérant chaque processus, de la réception des marchandises à l’expédition. Par exemple, le logiciel WMS peut attribuer un emplacement spécifique à certains produits dans l’entrepôt, en fonction de leur taille, de leurs caractéristiques, de leur rotation, de leur saisonnalité, etc.

Ces 2 logiciels de gestion sont donc en réalité très complémentaires ! Le WMS contribue à la réduction des stocks, pilote et contrôle l’efficacité de la logistique de l’entrepôt. L’ERP, quant à lui, fournit toutes les données stratégiques pour accroître la productivité et limiter les erreurs.

En résumé, voici 12 bonnes raisons de mettre en place une gestion des stocks numérique :

1. Gagner en efficacité et en compétitivité.
2. Réduire le stockage et les coûts associés.
3. Éviter les erreurs de stock.
4. Faciliter l’inventaire.
5. Planifier et automatiser les réapprovisionnements.
6. Limiter le gaspillage.
7. Améliorer les conditions de travail des opérateurs en réduisant leurs déplacements et leur fatigue.
8. Centraliser les données en provenance de tous les canaux de vente (dans le cadre d’une stratégie omnicanale).
9. Obtenir une parfaite traçabilité des commandes clients.
10. Améliorer la qualité du service client, avec une livraison plus rapide, une localisation de la commande et moins de retours pour « non-conformité ».
11. Anticiper les variations de prix des marchandises.
12. Détecter les articles à rotation lente, et mettre en œuvre des stratégies adaptées pour améliorer les ventes.