La commande et la facture électroniques

Dans une configuration d’e-procurement, ou d’approvisionnement en ligne, la commande électronique est passée de l’entreprise cliente vers un fournisseur référencé, selon des conditions commerciales négociées préalablement par la direction des achats. Cette commande s’effectue via un EDI ou** Échange de Données Informatisé**. Cet EDI peut être intégré à l’ERP de l’entreprise, hébergé au sein d’un portail ou externalisé. Son utilisation transite par un flux de messages électroniques automatisant le processus d’achat, de la commande, au bon de livraison, jusqu’à la facture.

Les données de la commande sont alors sauvegardées dans la solution d’e-procurement de l’entreprise, et envoyées sur la plateforme du fournisseur. Des accusés de réception de commande sont alors générés en retour.

La première facture électronique a fait son apparition il y a une trentaine d’années. Et la première Directive TVA de 2006 précise qu’une facture électronique doit être structurée, et lisible par une machine, pour faciliter un traitement automatique.

Il existe à ce jour plusieurs formats de factures électroniques. Parmi ceux autorisés, l’on retrouve les factures EDI, XML, PDF signé, Factur-X. La réglementation précise que toute écriture comptable doit être justifiée de façon à en expliquer la source ou CRC, à savoir le Chemin de Révision Comptable. Le but étant de pouvoir justifier que les factures correspondent bien aux prestations effectuées, tout en appliquant les bons taux de TVA.

A préciser aussi que toute facture électronique doit être archivée de façon identique par le client et le fournisseur, c’est-à-dire telle qu’elle a été émise ou reçue. L’archivage se fait dans un Système d’Archivage Électronique (SAE). Il s’agit de solutions SaaS proposées en API ou sur un portail web certifié.

Pour en savoir plus, une charte d’interopérabilité pour la transmission des factures électroniques a été éditée par la FNE (Fédération Nationale de la Facture Électronique).

Dans le cycle de vie des achats, on appelle « Procure to Invoice », le processus de digitalisation d’un achat, de la commande à la facturation. Une dématérialisation complètement automatisée qui peut s’effectuer aussi jusqu’au règlement de la facture. On parle alors de « Procure to Pay » ou P2P.

Les avantages des commandes électroniques se mesurent autant du côté du client que du côté du fournisseur. Avec l’automatisation de la commande au format EDI à partir de l’ERP, celle-ci est réceptionnée en temps réel. Et les données sont intégrées directement dans le système de gestion, de manière sécurisée. Un accusé de réception est renvoyé automatiquement pour informer le client de la prise en charge de sa commande. Avec la disparition du traitement manuel, les risques d’erreur sont désormais quasi nuls.

Les factures électroniques sont ensuite générées automatiquement. Les solutions Procure to Pay optimisent ainsi le traitement de l’information, les circuits de validation, les rapprochements entre les commandes et les factures ou encore les flux de trésorerie. Mais c’est aussi la qualité de la relation client/fournisseur qui s’en trouve améliorée. Notamment en réduisant les délais de règlement,** grâce à un paiement automatisé et sécurisé**. Fini les relances des services comptabilité ou contentieux. Fini aussi les documents imprimés et leur archivage physique. Désormais, plus aucune excuse de non-réception de facture n’est recevable. Les traitements automatisés permettent de gagner en compétitivité administrative. Tout en offrant aux services achats et comptabilité une vision globale et en temps réel du processus d’approvisionnement.

L’automatisation, voilà donc le principal pilier de la transformation numérique des processus d’achats des entreprises. Opter pour des commandes et des factures électroniques répond certes à une règlementation, mais apporte aussi une meilleure efficacité opérationnelle et réduit les coûts de traitement administratif. Tout en confortant les engagements des entreprises dans une démarche toujours plus éthique et respectueuse des fournisseurs.