Dans une configuration d’e-procurement, ou d’approvisionnement en ligne, la commande électronique est passée de l’entreprise cliente vers un fournisseur référencé, selon des conditions commerciales négociées préalablement par la direction des achats. Cette commande s’effectue via un EDI ou** Échange de Données Informatisé**. Cet EDI peut être intégré à l’ERP de l’entreprise, hébergé au sein d’un portail ou externalisé. Son utilisation transite par un flux de messages électroniques automatisant le processus d’achat, de la commande, au bon de livraison, jusqu’à la facture.
Les données de la commande sont alors sauvegardées dans la solution d’e-procurement de l’entreprise, et envoyées sur la plateforme du fournisseur. Des accusés de réception de commande sont alors générés en retour.
La première facture électronique a fait son apparition il y a une trentaine d’années. Et la première Directive TVA de 2006 précise qu’une facture électronique doit être structurée, et lisible par une machine, pour faciliter un traitement automatique.
Il existe à ce jour plusieurs formats de factures électroniques. Parmi ceux autorisés, l’on retrouve les factures EDI, XML, PDF signé, Factur-X. La réglementation précise que toute écriture comptable doit être justifiée de façon à en expliquer la source ou CRC, à savoir le Chemin de Révision Comptable. Le but étant de pouvoir justifier que les factures correspondent bien aux prestations effectuées, tout en appliquant les bons taux de TVA.
A préciser aussi que toute facture électronique doit être archivée de façon identique par le client et le fournisseur, c’est-à-dire telle qu’elle a été émise ou reçue. L’archivage se fait dans un Système d’Archivage Électronique (SAE). Il s’agit de solutions SaaS proposées en API ou sur un portail web certifié.
Pour en savoir plus, une charte d’interopérabilité pour la transmission des factures électroniques a été éditée par la FNE (Fédération Nationale de la Facture Électronique).
Dans le cycle de vie des achats, on appelle « Procure to Invoice », le processus de digitalisation d’un achat, de la commande à la facturation. Une dématérialisation complètement automatisée qui peut s’effectuer aussi jusqu’au règlement de la facture. On parle alors de « Procure to Pay » ou P2P.