Digitalisation des achats : Les clés pour choisir la solution adaptée

Rationaliser les approvisionnements, faciliter le quotidien des collaborateurs, limiter l’exposition de l’entreprise au risque d’erreur, maîtriser les budgets… Autant d’objectifs prioritaires que les solutions existantes à ce jour, de la place de marché en passant par le catalogue hébergé, punchout et l’e-procurement, vous permettront d’atteindre.

De nos jours, la question ne se limite plus à savoir s’il faut engager votre entreprise sur la voie de la dématérialisation des achats, mais comment le faire et surtout, comment choisir la solution qui vous ressemble.

À chaque entreprise ses volumes et ses stratégies achats. Ces deux paramètres conditionneront immanquablement vos arbitrages. Pour commencer, il s’agit de faire le point sur vos processus internes. Réalisez un audit méticuleux de vos processus d’approvisionnement actuels. Passez en revue, service par service, les collaborateurs autorisés à passer des commandes, pour quels volumes et pour quels montants et auprès de quels partenaires.

Cette cartographie initiale a vocation à identifier les forces et les faiblesses de votre organisation. En identifiant les lacunes de vos processus achats, il sera plus aisé de définir la solution susceptible de répondre à vos enjeux de suivi, de fiabilisation et d’optimisation.

La première interrogation à laquelle vous devrez tenter de répondre avec la plus grande sincérité, c’est la motivation profonde de votre projet. Ne vous engagez pas dans la digitalisation des processus achats pour de mauvaises raisons. Couchez sur le papier la liste des bénéfices que vous aimeriez ressentir :

• Réduction des interruptions d’approvisionnement,
• Optimisation des délais,
• Meilleure gestion des encours,
• Élargissement du portefeuille de fournisseurs,
• Garantie de continuité des achats y compris lorsque des collaborateurs s’absentent ou quittent l’entreprise…

En fonction de vos objectifs, vous pourrez tantôt opter pour un catalogue hébergé, tantôt pour une solution d’e-procurement complète. La compréhension de vos besoins réels devra être le fondement de votre réflexion. Une réflexion qui devra ensuite être élargie à la réalité de votre portefeuille de fournisseurs. Plus il est large, plus la question de la compatibilité de la solution que vous choisirez avec le système d’information de vos partenaires est cruciale. Avant d’opérer un choix, rapprochez-vous de vos partenaires privilégiés et avancez de concert dans le projet. Dématérialiser les processus achats, c’est s’inscrire dans une dimension de « business partner » !