Qu'est-ce que la digitalisation des achats ? Pourquoi l'utiliser ?

Au cœur de la digitalisation des achats B2B (Business to Business) : l’e-procurement ou approvisionnement en ligne. Son point de départ est l’échange d'informations entre les acheteurs et les fournisseurs. Cette phase de numérisation et d’automatisation des achats effectués sur internet consiste donc en la dématérialisation du processus d’achat. Il s’opère depuis la sélection, dans un catalogue digitalisé, des produits ou services les plus innovants et adaptés aux besoins de l’entreprise et à sa stratégie d’achat (e-sourcing). Puis vient la commande (e-ordering), la facturation (e-invoicing), voire le paiement en ligne, selonles conditions générales de vente spécifiques à chaque fournisseur. À la différence du commerce électronique, l’e-procurement utilise le système fermé et sécurisé du fournisseur. Cette plateforme est généralement disponible uniquement pour des utilisateurs enregistrés.

L’e-procurement permet ainsi aux entreprises de centraliser et de fluidifier la gestion de leurs approvisionnements et achats. Quelle que soit la solution logicielle privilégiée, intégrée ou non dans l’ERP, ses fonctionnalités incluent notamment le suivi des stocks, la gestion des fournisseurs, l'exécution automatisée des commandes et la gestion des documents.

Parmi les idées reçues et les freins les plus souvent liés aux achats en ligne B2B :

• La protection des données
• La fiabilité
• La sécurisation du process d’achat

Mais une étude (Etude La Poste Solutions Business - mars à mai 2021) récente montre que les attentes en matière d’expérience utilisateur personnalisée sont les plus fortes, pour 52% des acheteurs dont le montant des achats est supérieur à 10 000 €.

Si 64,2% déclarent acheter en ligne chez certains prestataires, seuls 15,7% le font systématiquement. Ce qui les en dissuade (outre le manque de personnalisation)

• L’absence de lien avec un service client (40,5%),
• La sécurité de la plateforme (37,3%),
• Les complexités de paiement (31,3%),
• Un achat sans intervention humaine (28,4%).

Le paradoxe ? Des attentes en matière de personnalisation, mais une réticence à partager leurs données professionnelles pour 39,5% des acheteurs. Avec le déploiement du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et le recueil du consentement, les freins liés aux cookies et aux publicités intrusives sont en phase d’être levés.

Le métier d’acheteur B2B évolue, au rythme de la transformation numérique de son entreprise. L’accompagner, depuis la recherche de ses fournisseurs, la prise de commandes et leur suivi, jusqu’à la facturation électronique... : tels sont les principaux atouts de la digitalisation des services achats. Avant de nous intéresser prochainement à l’e-procurement, et notamment l’e-sourcing et la gestion des stocks, analysons tout d’abord les bénéfices immédiats du e-commerce, comparativement aux achats traditionnels effectués par mail ou par téléphone, et gérés sur un tableur.

Digitaliser ses achats présente de nombreux avantages pour les entreprises, avec à la clé une** plus grande performance** et plus de souplesse. En permettant d’homogénéiser et d’automatiser les différentes tâches, mais aussi de centraliser les données, l’ensemble du processus d’achat est ainsi amélioré. Il peut aussi s’adapter plus facilement au nouveau contexte socio-économique, notamment lié au développement du télétravail.

Exemple de process d’achat traditionnel

Avant la digitalisation, le circuit d’achat pouvait être particulièrement long et compliqué. Un ingénieur choisissait ses produits dans un catalogue format papier ou PDF. Il éditait ensuite une demande d’autorisation imprimée, ou l’envoyait par mail à son supérieur hiérarchique. Une fois l’autorisation accordée, la demande était adressée au service approvisionnement qui vérifiait le prix en ligne, avant de générer le bon de commande. Ce dernier devait à son tour être signé par le responsable des achats avant d’être envoyé par courriel au fournisseur. Puis, après la livraison, il convenait de vérifier que la facture correspondait bien au bon de commande. Autant d’étapes sources de perte de temps et d’erreurs.

Exemple de process d’achat digital

Une fois les fournisseurs sélectionnés, il convient de créer un catalogue personnalisé contenant les produits et services qui font l’objet d’une description précise : caractéristiques, prix, délais de livraison, conditions commerciales négociées, etc.

L’utilisateur qui s’est préalablement identifié peut alors cocher les produits et quantités souhaités. Les bons de commande sont générés automatiquement, selon un processus d’approbation défini en interne. Sur leur portail dédié, les fournisseurs peuvent ensuite télécharger leurs factures. Enfin, des outils de capture ou des Intelligences Artificielles effectuent le rapprochement entre les factures et les bons de commandes.

En utilisant une solution de gestion des commandes en ligne, les services achats disposent désormais d'un workflow simplifié, avec des utilisateurs responsabilisés. Voici les bénéfices :

• Économies budgétaires, grâce notamment à la réduction du nombre de fournisseurs,
• Réduction des coûts de traitement,
• Les fonctions impliquées dans le processus d'achat indirect peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée,
• Augmentation de la productivité,
• Augmentation du nombre de commandes et du nombre d’utilisateurs finaux, Amélioration du taux de conformité.

Quelle que soit la plateforme de e-commerce et la solution choisie, la personnalisation et la simplicité du parcours utilisateur sont deux facteurs déterminants. Mais avant tout, il convient de préciser les besoins. Un grand compte ou une PME n’aura pas les mêmes attentes, en fonction du volume d’achats à gérer, du recours ou non à des appels d’offres, ou encore de sa recherche de rentabilité.

La plupart des solutions d’achat sont basées sur le cloud, et certaines peuvent aussi être auto-administrées. Parmi les fonctionnalités standards :

• Saisir les demandes d'achats
• Recevoir des devis
• Simplifier les validations
• Générer automatiquement les bons de commande
• Suivre le process jusqu’à la réception des marchandises
• Gérer les données fournisseurs
• Accéder à des informations en temps réel, comme l’historique des commandes.

Si les utilisateurs finaux sont multiples au sein d’une entreprise, des solutions existent pour que les administrateurs définissent des seuils de dépenses. Les responsables achats peuvent aussi suivre les demandes sur une même interface. D’autres outils permettent de gérer les retours, consulter les encours, surveiller les flux de trésorerie, administrer les feuilles de temps ou encore accéder aux comptes fournisseurs sur un tableau de bord centralisé.

Enfin, avec certaines solutions il est possible de configurer et d’héberger des catalogues produits ou services élaborés spécifiquement par rapport aux besoins de l’entreprise, en fonction des langues et des devises souhaitées.

En améliorant l'exécution des processus d’achats, tout en favorisant un travail collaboratif, les solutions d’automatisation visent donc principalement à aider les services achats à réaliser des économies, améliorer le contrôle, fiabiliser les opérations et augmenter la productivité des équipes.

Déployer une stratégie de digitalisation de ses achats, c’est aussi optimiser la maîtrise de son coût total d’acquisition ou TCO (Total Cost of Ownership). Cela concerne notamment les achats non récurrents ou « sauvages » de classe C, qui représentaient 42% des achats indirects en 2019 (Etude Cap Gemini 2019). À la clé ? Anticipation, gain financier, gain de temps, meilleure gestion du tracking et des ressources humaines. Quant à la RSE, Responsabilité Sociétale et Environnementale des achats d’une entreprise, elle est en passe de devenir l’un des principaux indicateurs de performance. En effet, contribuer à une économie plus verte, plus responsable et plus durable fait aussi partie des enjeux de la digitalisation des achats.

Enfin, avec les confinements successifs, le Covid a bousculé nos habitudes de travail mais aussi de consommation. Alors que le cap des 2 milliards de transactions avait été franchi en 2020, le e-commerce a atteint un chiffre d’affaires de 129 milliards d’euros en 2021. Cet engouement du grand public rejaillit forcément sur les habitudes des acheteurs B2B, désormais plus confiants et plus à l’aise avec le e-commerce. Les achats digitalisés sont également renforcés par la nouvelle organisation du travail post-Covid qui a fait ses preuves en termes de productivité et d’optimisation des dépenses.

1. Structurer le discours : raisonnez confort et efficacité
2. Impliquer les utilisateurs en amont du projet
3. Choisir les prestataires capables de vous accompagner
4. Piloter le changement dans le temps

Ces pratiques confirment, s’il en était encore besoin, que les enjeux économiques, environnementaux mais aussi sanitaires, ont accéléré les e-achats au détriment des commandes par mail ou par téléphone. Et ces chiffres rendent encore plus réaliste la volonté d’une entreprise sur deux de digitaliser ses achats d’ici 2030 (Michael Page / CNA – Les achats de demain – Janvier 2021).