Digitalisation des achats : 5 étapes clés

Pour savoir où l’on veut se rendre, il vaut savoir d’où l’on part… Votre projet de transformation digitale des achats n’échappe pas à cette règle d’airain. Le prérequis essentiel consiste à faire le point sur vos pratiques actuelles. Qui achète, pour quel montant, pour quel usage et auprès de qui ? Telles sont les questions initiales à se poser pour identifier non seulement la solution à déployer, mais aussi qui embarquer dans le projet.

Le mode Big Bang a ses limites. Vouloir passer d’un cycle d’achat traditionnel à un modèle 100% digital en quelques jours risque de déstabiliser votre entreprise. Pour être efficace et pertinent, mieux vaut amorcer votre projet d’e-procurement avec quelques fournisseurs « pilotes », volontaires et impliqués à vos côtés dans cette transformation. Agissant en partenaire de votre transformation digitale, il vous accompagneront pour mesurer et adapter en temps réel les process mis en place.

L’e-procurement repose sur une stratégie précise. Savoir qui peut acheter quoi à qui et pour combien, c’est la structure même de l’équation à résoudre. L’idée : abolir les frictions à toutes les étapes et savoir qui pourra ou devra valider une commande ou non en interne. En redéfinissant avec précision les process de validation, vous gagnerez un temps considérable.

L’e-Procurement repose sur un principe fondateur : celui de l’interconnexion entre le fournisseur et le client. Cette interconnexion n’a pour seule et unique vocation que de faciliter les échanges d’informations tout au long du processus achat. Il s’agit d’interconnecter clients et fournisseurs, afin d’échanger plus rapidement et plus efficacement des informations. Les échanges de données normalisées limitent les erreurs et augmentent le lien de confiance client/fournisseur. Avec l’e-procurement, les fournisseurs deviennent un prolongement naturel de l’activité. Des frontières plus tenues, grâce à des process normalisés pour fluidifier les interactions. Dans ce contexte, la notion de confiance est centrale !

Aucune entreprise ne digitalise les achats pour le seul plaisir de relever le défi ou parce que c’est la mode ! Alors que l’optimisation des processus achats est l’un des leviers essentiels de la relance économique, il s’agit de se montrer rigoureux. Lorsque vous aurez déployé votre solution d’e-procurement, veillez scrupuleusement sur différents indicateurs : coût moyen des commandes, délai moyen de traitement d’une commande, réduction des coûts, nombre de litiges… L’ensemble de ces variables vous permettra d’identifier des axes de progression éventuels et de chercher à améliorer en permanence le ROI de votre projet.

Il ne suffit pas d’opter pour des solutions digitales pour que la transformation s’opère d’elle-même ! Comme n’importe quel outil, il est essentiel que votre solution d’e-procurement soit correctement utilisée, que les process soient bien respectés et que chacun des collaborateurs joue pleinement le jeu. Pour y parvenir, veillez à former et accompagner vos équipes. La transformation des comportements compte autant que la transformation des outils !