Qu'est-ce que l'E-sourcing ? Comment peut-il bénéficier à votre entreprise ?

Si « Sourcing » est un mot anglo-saxon, il a un temps été francisé en « sourçage ». Cela signifie littéralement « recherche d’une source ». Il semblerait qu’il ait fait son apparition dans le domaine des ressources humaines et plus précisément du recrutement. Identifier des talents et constituer un vivier de candidats permet d’avoir toujours un temps d’avance. Et trouver rapidement la perle rare lorsqu’un poste est à pourvoir est stratégique. On retrouve également le mot « sourcing » dans les services informatiques. L’IT sourcing consiste à choisir son ou ses prestataires pour le développement de logiciels, la maintenance applicative ou encore le support technique.

Le sourcing dans le secteur des achats est une pratique relativement récente. Dans le secteur public, on retrouve le terme de sourcing en France en 2009, dans les appels d’offres du service des achats de l’État, notamment ceux du ministère des armées. Puis la notion de sourcing apparaît dans les textes de la réforme des marchés publics de 2016.

D’un point de vue marketing, le sourcing consiste à évaluer ses fournisseurs parmi ceux déjà référencés par l’entreprise, puis en identifier et en sélectionner de nouveaux. Ces fournisseurs peuvent être des fabricants, des sous-traitants, des centrales d’achats ou des importateurs. Avant la transformation numérique des entreprises, puis la pandémie, les acheteurs rencontraient très souvent les fournisseurs sur des salons professionnels spécialisés. Ils utilisaient également les moteurs de recherche sur internet.

Quel que soit le mode d’identification, les fournisseurs doivent répondre à un cahier des charges permettant d’évaluer :

• s’ils apportent une réponse à un besoin spécifique,
• si la qualité du produit ou du service est en conformité avec le niveau d’exigence requis,
• si le prix est concurrentiel,
• si les délais de livraison sont en adéquation avec les attentes.

La principale différence entre le sourcing et l’e-sourcing repose sur l'utilisation des technologies de l’information et d'internet. Tout un écosystème autour des fournisseurs existe désormais. Des plateformes et places de marché B2B sont à la disposition des services achats des entreprises pour leur permettre de comparer facilement les fournisseurs.

Une marketplace d’e-procurement, ou place de marché B2B, désigne une plateforme de mise en relation entre acheteurs et fournisseurs. Elle peut aussi élargir les services proposés à d’autres partenaires comme les organismes bancaires ou les prestataires de solutions de paiement en ligne.

Des sessions d'enchères peuvent aussi être organisées, pour optimiser le processus de négociation. Certains éditeurs de solutions d’e-sourcing ont développé des réseaux de fournisseurs dits « suppliers networks ». L’avantage c’est que toutes les informations fournies sont vérifiées en amont. C’est en quelque sorte un « assistant électronique » permettant de détecter, qualifier et sélectionner les fournisseurs répondant au plus près de vos attentes. Ainsi, une solution d’e-sourcing est donc en capacité de récupérer toutes les informations des fournisseurs via un questionnaire concernant les données relatives au chiffre d’affaires, aux conditions générales de vente, aux délais de livraison, à la certification qualité, aux engagements RSE, etc.

Alors qu’une négociation traditionnelle se passait habituellement avec 4 à 6 fournisseurs, les outils d’e-sourcing peuvent mettre en concurrence quelques centaines de fournisseurs potentiels. L’e-sourcing propose donc un panel très vaste. Autant dire que la pertinence des offres est déterminante.

En effet, pour que le processus d’e-sourcing soit opérationnel et efficace, acheteurs et fournisseurs se doivent d'être clairs et transparents. D’un côté dans les appels d’offres, et de l’autre sur les produits ou les services proposés. Transmettre une information précise et détaillée est la seule façon de réaliser une comparaison pertinente entre les différents fournisseurs sourcés. Cette étape est donc indispensable afin de prendre une décision mûrement réfléchie.

• Une optimisation du rapport qualité / prix :

Faire le choix d’une solution d’e-sourcing, c’est permettre aux acheteurs d’élargir considérablement leurs listes de fournisseurs. Cette meilleure connaissance de leurs segments de marchés se traduit par l’optimisation de la qualité des produits référencés.

Mais l’e-sourcing permet aussi, et surtout, une mise en concurrence des fournisseurs, et une négociation des prix d’achats. À la clé, une baisse des coûts conséquente répondant à la stratégie de performance des services achats : respect du budget, économies financières, augmentation des marges et réduction du coût général de l’achat, notamment grâce à l’automatisation du process.

• Un outil d’évaluation et de gestion des risques :

L’e-sourcing est aussi un moyen de manager la performance des fournisseurs (Supplier Performance Review). Leur évaluation permet de confirmer leur capacité de répondre aux besoins des services achats. Les produits sont-ils adaptés aux attentes de l’entreprise ? Sont-ils fiables ? Les volumes de stock disponibles sont-ils suffisants ? Les délais de livraison sont-ils assurés ? Autant de questions préalables qui apportent des garanties pour une gestion des risques optimale.

Le processus de sélection doit en effet définir un certain nombre de critères, qui engagent la responsabilité des fournisseurs. Si le « risk management » a pour but de minimiser l'impact lié à un aléa, l’anticipation permet de limiter les conséquences, qui peuvent s’avérer dramatiques pour l’entreprise. Notamment en cas de ruptures d’approvisionnement, voire de dépôts de bilan des fournisseurs stratégiques. À posteriori, un suivi des fournisseurs est donc assuré grâce à un certain nombre d’indicateurs qui ont pour objectif de sécuriser la collaboration. L’e-sourcing contribue ainsi à limiter la dépendance d’une entreprise envers un fournisseur.

• Une réponse à la stratégie RSE :

En installant une solution d’e-sourcing ergonomique et intuitive, il devient plus facile de comparer les fournisseurs. Les services achats peuvent alors profiter de cette transformation numérique pour intégrer des conditions RSE dans leurs cahiers des charges. Des critères environnementaux, des exigences en matière de normes, de certifications ou de clauses sociales ; mais aussi des critères géographiques pour limiter l’impact des transports sur l’environnement. Tous ces paramètres contribuent à effectuer des achats plus responsables, et plus en adéquation avec les valeurs et les engagements RSE de l’entreprise.

• Un booster de compétences et d’innovation pour les services achats :

La transformation numérique des entreprises est aussi un excellent outil de management et un accélérateur de compétences. Intégrer des solutions d’e-sourcing permet de créer une nouvelle dynamique au sein du service achats. C’est une opportunité pour les collaborateurs de se former à de nouveaux outils digitaux, d’acquérir de nouveaux savoir-faire, mais aussi de mieux connaître leur marché, tout en restant en veille permanente sur les innovations.

En facilitant les échanges avec les fournisseurs, l’e-sourcing invite les acheteurs à penser autrement leur relation avec leurs partenaires, notamment en l’inscrivant sur le long terme. Les acheteurs deviennent à la fois acteurs, contributeurs et consommateurs.

Dans le cadre de la transformation numérique des entreprises, le développement de l’e-sourcing a complètement modifié la fonction achats. Les innovations demandent aux services achats d’être toujours plus agiles et de s’adapter en permanence. L’e-sourcing est donc un réel outil de veille stratégique, créateur de valeur ajoutée pour l’entreprise. Un outil permettant à la fois de référencer de nouveaux fournisseurs, d’aller chercher les innovations produits et de réduire les coûts d’achat.