Mise en place des solutions d'E-sourcing

Comme pour tout changement d’organisation, des étapes incontournables sont à prendre en considération. L’état des lieux, pour commencer. Quelles sont les attentes des acheteurs, leur volume d’achats, le nombre de fournisseurs à répertorier, les besoins, les critères indispensables, les utilisateurs concernés, etc. ? C’est seulement après cet audit, et avec un cahier des charges précis, que le choix des outils pourra être fait. Parmi les plus répandus : SAP Ariba, Sourcing Force, ProcurEnging, Jaggaer... des logiciels qui peuvent, ou non, intégrer l’ensemble du processus d’achat P2P.

L’e-sourcing consiste avant tout à collecter des informations pour savoir si l’entreprise est solvable et si elle remplit certains critères, notamment en termes de capacité de livraison ou encore d’engagement RSE. La qualification des fournisseurs est bien évidemment primordiale. Les outils d’e-sourcing sont développés pour récupérer ces données et vous faciliter la tâche.

Il est aussi possible de s’inscrire sur une place de marché B2B afin d’identifier les meilleurs fournisseurs offrant des garanties en termes de qualité et de fiabilité. SAP Ariba Network, par exemple, met en relation des millions d’entreprises à travers près de 200 pays. Ce type d’outil permet aux acheteurs de formaliser leurs contrats avec les fournisseurs, de passer leurs commandes, puis de traiter la facturation et le règlement. Un réseau de fournisseurs dynamique est un bon moyen de construire des relations durables avec des partenaires clairement identifiés, dont les informations auront été préalablement vérifiées.

Une bonne maîtrise de l’ensemble du process d’e-sourcing est un prérequis indispensable. Comment serait-il envisageable de digitaliser des process qui ne seraient pas clairement définis, formalisés et utilisables par toutes les personnes concernées ?

Parce que l’enjeu final c’est bien de pouvoir établir un contrat entre l'acheteur et le fournisseur. Un contrat qui précise en premier lieu les prix négociés et les modalités de livraison des biens ou des services. Toutes les caractéristiques de l’e-sourcing. Ce travail est donc nécessaire avant d’envisager le paramétrage des outils et la formation des utilisateurs.

La conduite du changement est l’un des moteurs qui mènent à la réussite de tout nouveau projet. Avec la digitalisation des achats, nous l’avons déjà évoqué, les résistances aux changements sont nombreuses. Écouter, impliquer, informer, échanger, communiquer font partie des actions de « change management » plaçant le facteur humain au cœur de la stratégie de transformation.

Avec l’e-sourcing, les acheteurs voient leur métier évoluer. Auparavant, ils avaient leurs propres tableurs Excel, et passaient/perdaient beaucoup de temps à rencontrer leurs fournisseurs, lors de salons notamment. Les échanges étaient humains, et le « feeling » avait toute sa place. Un critère très subjectif qu’il est difficile de retrouver avec des outils digitaux. D’ailleurs en 2022, 70% des clients ayant des échanges avec des fournisseurs ont repris les rendez-vous en face à face (étude FEVAD). Autant dire que les mentalités et les habitudes ont la vie dure, mais qu’elles sont aujourd’hui obsolètes, tant les avantages de l’e-sourcing sont indéniables.

Pour conclure sur cette thématique de l’e-sourcing, revenons sur cette incroyable avancée que représente la digitalisation des achats en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises. Les questions Environnementales, Sociales et de Gouvernance sont au cœur des stratégies ESG des entreprises. Et avec l’e-sourcing, les directions achats ont un rôle important à jouer pour que le développement durable devienne la norme plus que la conséquence d’une politique RSE.