Qu'est-ce que l'E-procurement et pourquoi y recourir ?

Les origines du e-procurement vs e-commerce

Le e-commerce B2C (Business To Consumer), gérant les relations entre les entreprises et les consommateurs finaux, est né en France dans les années 1990 avec le Minitel. Alors que l’e-procurement a véritablement démarré dans les années 2000, avec l’arrivée du haut-débit qui a contribué au développement des sites internet, des applications et des datacenters. Destiné aux activités B2B (Business To Business), l’e-procurement était au départ pensé pour faciliter les passations de marchés publics en ligne. Il se résumait alors à la dématérialisation des catalogues produits pour faciliter les commandes des achats de fournitures. Puis il s’est transformé en plateformes permettant l’envoi et la réception des commandes électroniques.

L’e-procurement est à distinguer de l’e-commerce B2B ou e-business. Ce dernier concerne les ventes, alors que l’e-procurement est une solution logicielle en ligne permettant de centraliser et de piloter la gestion des achats pour mieux maîtriser les dépenses de l’entreprise. Ainsi, les plateformes d’e-commerce répondent aux attentes commerciales du vendeur, tandis que les plateformes d’e-procurement sont conçues pour les acheteurs dont la mission est de choisir les produits et négocier les tarifs en fonction des besoins de l’entreprise.

Avec l’émergence des acteurs tels qu’Amazon, eBay et AOL, puis l’explosion de la bulle internet en 2000, suivie par la crise financière, les services achats se sont peu à peu détournés des solutions d’e-procurement. Jugées instables, car développées dans la précipitation, leur fiabilité était remise en cause. Ainsi, les solutions de Spend Management telles que proposées aujourd’hui sont finalement assez récentes.

Évolution des objectifs, vers plus d’adaptabilité

Initialement, les solutions d’e-procurement avaient pour principaux objectifs d’améliorer la productivité et de réduire les coûts d’achats grâce à l’automatisation des process. Depuis, des critères liés à l’amélioration de l’expérience utilisateur ont été pris en compte. La fluidité des échanges, tant en interne qu’en externe, l’adaptabilité au marché et au contexte socio-économique (notamment en période de pandémie), tout comme la responsabilisation des collaborateurs sont devenus aujourd’hui des arguments incontournables.

Autre évolution, l’e-procurement est désormais étroitement lié à l’e-sourcing. Deux solutions complémentaires, surtout en période de crise. Les services achats doivent en effet pouvoir s’adapter pour référencer de nouveaux fournisseurs si nécessaire. L’e-sourcing permet donc d’identifier rapidement les fournisseurs les mieux placés en termes de rapport qualité/prix, mais aussi répondant aux valeurs et exigences RSE de l’entreprise.

À qui s’adresse l’e-procurement ?

Ces solutions sont particulièrement adaptées pour les entreprises qui ont un gros volume d'achats. On les retrouve aussi bien chez les grands comptes, les TGE, les ETI mais aussi les PME. Elles sont aussi très utiles pour accompagner les organisations n’ayant pas de stratégie d’achats clairement définie.

Mais la clé du succès repose avant tout sur l’adhésion de l’ensemble des utilisateurs / acheteurs et de tous les services concernés (achats, comptabilité, financier, juridique, etc.) Parce qu’une solution d’e-procurement doit être simple d’utilisation et faciliter les commandes et les règlements, en étant personnalisable, et en intégrant des fonctionnalités de recherche.

E-procurement, rentabilité et productivité

Mètre-étalon des services achats, le TCO (Total Cost of Ownership) se traduit en français par « coût total d’acquisition » ou de « possession ». Il prend en compte à la fois les coûts directs et indirects, ou cachés. Ainsi, au prix d'achat doivent être ajoutés un certain nombre de coûts :

• le coût induit (emballage, transport, douane...)
• le coût d'acquisition (fonctionnement du service achat)
• le coût de possession (gestion des stocks, coût de dépréciation...)
• le coût de maintenance (entretien, pièces détachées...)
• le coût d'utilisation (exploitation, services...)
• le coût de non-qualité (traitement de la non-conformité, respect des délais...)
• le coût de retrait (recyclage, destruction...)

Avec l’e-procurement, les process d’achats sont largement facilités pour les utilisateurs B2B :

• Fonctionnalités de recherche intuitive : À l’image des expériences d’achats grand public sur les sites e-commerce
• Catalogue fournisseurs hébergés ou dits « Punch Out » : c’est-à-dire intégrés dans le système d’e-procurement des entreprises, voire directement dans leur solution SAP ou Oracle.
• Diminution des achats dits « sauvages » ou de classe C : Il s’agit de tous les produits, mais aussi les services, qui ne sont ni stratégiques ni récurrents pour une entreprise. Comme leur dénomination l’indique, ces achats passent au travers des mailles du filet et ne sont donc pas soumis au contrôle des services achats. Leur source d'économie n’est pourtant pas négligeable. Ils représentent environ 5% des dépenses directes, mais peuvent concerner jusqu’à 60% du nombre de commandes. Avec l’e-sourcing, les commandes ne peuvent être passées qu’auprès des fournisseurs référencés dans l’outil d’e-procurement.
• Délais de rentabilisation d’une solution d’e-procurement très courts : En quelques mois, les services achats peuvent en constater les bénéfices. Et au-delà de l’aspect économique, le gain de temps pour les différents services concernés est quasi immédiat, notamment pour le service comptabilité.

Il est ainsi couramment constaté que l’automatisation et la centralisation du processus de gestion des dépenses permet :

• De réduire les cycles d’approvisionnement de 50 à 70%.
• Une baisse des coûts de traitement de 25 à 60%.
• Des économies d’approvisionnement d’environ 10%, notamment grâce à la rationalisation du nombre de fournisseurs.

Commandes et factures électroniques, un meilleur pilotage de la conformité

En centralisant tous les achats, l’e-procurement apporte aussi une meilleure visibilité des dépenses. Le contrôle et la maîtrise des risques sont optimisés, et une fois la commande passée, l’outil permet de visualiser l’envoi et le statut de la commande, jusqu’à la livraison des marchandises et aux éventuels retours.

La traçabilité des commandes, associée à un processus d’approvisionnement clairement identifié, permettent ainsi d’accroître la conformité de la facturation. Avec quasiment plus aucune étape de traitement manuel, les sources d’erreurs humaines sont quasi nulles. Et à tout moment, un rapport peut être édité pour suivre les achats, leur statut, qui en est à l’origine et quand la commande a été passée.

En proposant la facturation électronique, l’e-procurement facilite enfin le traitement financier. Il est en effet plus rapide et plus fiable par rapport à une facturation classique. Le système comptable de l’entreprise est relié à la solution d’e-procurement, et la facture est alors directement envoyée dans la boîte mail du service comptabilité. Le format structuré de la e-facture est lisible par une machine et donc adapté à un traitement automatique. Chaque transmission est sécurisée, et des accusés de réception sont délivrés. Une signature électronique peut aussi être requise.

Autre avantage de l’e-procurement ? Il participe activement à développer la politique environnementale des entreprises.

En permettant la dématérialisation et la centralisation des échanges commerciaux, l’e-procurement propose donc des outils apportant aux acheteurs une meilleure visibilité sur leurs achats. Plus de rationalité, plus de flexibilité et plus de compétitivité qui engendrent de nombreux bénéfices pour les entreprises.