La digitalisation, un incontournable pour optimiser les achats de classe C

• Liés au traitement des commandes et des transactions

Saisie des données, vérification des factures et paiement des fournisseurs… La digitalisation permet d'automatiser de nombreuses tâches manuelles. Un gain de temps, de ressources et d’argent.

• Liés à la gestion des fournisseurs

Dans le domaine des achats de classe C, caractérisés par des volumes importants et des valeurs unitaires faibles, les solutions digitales facilitent la communication avec les fournisseurs. Les plateformes d’achat en ligne permettent décentraliser la liste des fournisseurs et de disposer d’un espace de communication unique, accessible à tous, 24h/24, 7/7, et tous les jours de l'année. Les catalogues numérisés peuvent être actualisés en temps réel. Les messageries en ligne et la possibilité d’organiser des visio-conférences rendent les négociations plus fluides et transparentes. Autant de solutions qui permettent de réduire les coûts induits par les erreurs et les litiges, les retards de livraison et les retours de marchandises.

Attention, en raison de nombreux coûts indirects, le coût total d’acquisition (TCO) de des achats de classe peut parfois dépasser le prix d’achat.

Digitaliser les processus d’achats permet la gestion des niveaux de stocks en temps réel : en cas de stock bas, la commande est passée automatiquement. Une réactivité qui permet de réduire les coûts liés aux stocks excédentaires et/ou aux ruptures de stock.

Les solutions digitales d'achat permettent de centraliser et de consolider les données relatives aux achats de classe C. Une centralisation qui offre aux entreprises une meilleure lisibilité de leurs dépenses : elles sont alors en mesure de cerner les opportunités d'économies et de prendre des décisions d'achat plus éclairées.

En simplifiant et en automatisant les processus d'achat, la digitalisation permet d'améliorer la satisfaction des utilisateurs, qui peuvent passer leurs commandes plus rapidement et plus facilement.

Moins de tâches fastidieuses et chronophages, c’est davantage de temps pour vos équipes dédié à des activités à valeur ajoutée comme l’analyse des données, la prospection de fournisseurs et leur satisfaction.

À noter : les solutions digitales d'achat permettent de garantir la conformité avec les politiques d'achat internes, avec les approbations hiérarchiques, avec les plafonds de dépenses et de restrictions sur les fournisseurs mais aussi avec les réglementations en vigueur.

La mise en œuvre réussie d'une stratégie de digitalisation des achats de classe C nécessite une planification minutieuse et une exécution rigoureuse. Comment procéder ?

Avant de commencer à mettre en œuvre des solutions digitales, posez-vous les trois questions suivantes :

• Quels sont les objectifs poursuivis ?
• Quels processus sont à digitaliser ?
• De quelles ressources ai-je besoin ?

Si vous envisagez de digitaliser vos processus d’achats de classe C, vous pouvez réaliser un audit afin d'identifier les axes d'amélioration potentiels.

Digitaliser les processus d’achat est une opération transversale qui implique plusieurs services de l'entreprise : le service Achats, l’approbateur qui valide les commandes, les services finance et comptabilité, les équipes informatiques mais aussi les utilisateurs finaux. Il est essentiel d’embarquer toutes ces parties prenantes dans le processus de digitalisation, afin de garantir que la solution répond aux besoins de tous les intervenants.

Pour choisir la solution digitale adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise, veillez à prendre en compte les facteurs suivants : les fonctionnalités offertes par la solution, sa facilité d'utilisation, son coût et sa compatibilité avec les systèmes existants.

Pour tester la solution et identifier, le cas échéant, les problèmes éventuels, on peut commencer par mettre en œuvre un petit nombre de processus, avant un déploiement à grande échelle.

La formation de tous les utilisateurs au maniement de la solution digitale adoptée est essentielle pour que chacun de vos collaborateurs soit impliqué et à l’aise, afin de tirer parti de l’ensemble des fonctionnalités de la solution.

Suivre et de mesurer les résultats de la digitalisation de vos achats de classe C permet de mesurer l’atteinte des objectifs, d'identifier les domaines d'amélioration potentiels et d’évaluer le retour sur investissement (ROI).

Le point ROI : Le digitalisation des achats de classe C a un coût. Un coût variable, en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'entreprise, la complexité des processus d'achat et le type de solution choisie.

Toutefois, le retour sur investissement (ROI) de la digitalisation dépasse souvent le coût de l'investissement initial (qui comprend le coût de la solution logicielle, de la mise en œuvre et de la maintenance)

Selon de nombreuses études, la digitalisation des achats de classe C peut générer un ROI compris entre 10 à 20 %.

Il existe un large éventail de solutions digitales adapté à la gestion des achats de classe C :

• Des plateformes d'e-procurement
• Des outils de e-sourcing et de gestion de fournisseurs
• Des solutions de gestion des catalogues en ligne
• Des solutions de dématérialisation des factures
• Des solutions de gestion des risques

Le choix de la solution la plus adaptée dépend des besoins spécifiques et au budget de l'entreprise.

Avant de sauter le pas de la digitalisation, quelques précautions :

• Assurez-vous que la solution digitale d'achat choisie est conforme aux normes de sécurité en vigueur et qu'elle protège les données sensibles de l'entreprise.
• Si vous envisagez de digitaliser vos transactions P2P, faites appel à un expert pour vous accompagner dans le choix et la mise en place de la solution la plus adaptée à votre entreprise.

Pourquoi ne pas externaliser ?

Dans certains cas, vous pouvez confier à un prestataire externe une partie ou l’intégralité des tâches administratives Achats de votre entreprise. Un modèle de gestion qui en vous permettant de réduire vos coûts internes vous permet de gagner en compétitivité et performance.

La digitalisation des achats de classe C est une transformation incontournable, dotée de nombreux avantages. En adoptant une approche stratégique et en mettant en œuvre les bonnes pratiques, votre entreprise peut tirer parti de la digitalisation pour réduire leurs coûts, améliorer leur efficacité et optimiser leurs processus d'achat.