Qu'est-ce que le TCO ?

Le TCO est une notion déjà ancienne puisqu’on estime que les concepteurs des canons à l’époque napoléonienne s’occupaient déjà d’évaluer le coût global de leurs armes. Ils tenaient compte de la durée de vie de la machine et des réparations nécessaires. Mais le concept de TCO a été formalisé par la Défense américaine à la fin des années 1990, jusqu’à devenir une norme militaire. Les industriels ont repris ce principe pour calculer au plus juste les coûts de production et adapter leur marge.

Le TCO consiste à calculer le coût réel d’un produit, incluant son coût de production, d’acquisition, d’utilisation, de gestion et de retrait, selon Bill Kirwin, l’ingénieur à l’origine du concept. On prend donc en compte, dans le calcul du TCO, non seulement les coûts directs (production, commercialisation, marketing…) mais aussi et surtout les coûts indirects ou « cachés ». Ces derniers sont constitués par exemple par les frais de maintenance ou la consommation d’énergie induite par le produit.

Pour résumer, le TCO représente la somme totale que dépense le propriétaire d’un bien ou d’un service au cours de son cycle de vie.

Il n’y a pas de formule type pour calculer son TCO : il dépend à chaque fois du type de produit ou de service, mais aussi du secteur d’activité. Le TCO d’une flotte automobile ne prend ainsi pas en compte les mêmes données que pour celui d’un système informatique.

Cependant, on peut isoler 8 grandes familles de coûts :

• Le prix d’achat incluant le prix de revient et la marge, ainsi que les coûts de production ;
• Le coût induit par le transport, le packaging, les assurances ;
• L’acquisition, c’est-à-dire les dépenses occasionnées par le fonctionnement du service des achats dans l’entreprise ;
• La possession, avec la gestion des stocks et le coût d’amortissement ;
• La maintenance, incluant le prix des pièces détachées et l’entretien ;
• L’utilisation et l’exploitation du produit ;
• La non-qualité, avec par exemple le prix du traitement des retours ou de la non-conformité ;
• Le retrait, incluant le recyclage ou la destruction du produit en fin de vie.

Certains coûts sont assez simples à identifier, d’autres sont plus compliqués et c’est toute la difficulté du calcul du TCO. C’est pourquoi il est primordial de parfaitement connaître et maîtriser les composants de l’entreprise.

Le TCO permet donc de comparer les coûts réels de différents produits, ce qui est un argument fort pour les acheteurs. Un produit vendu moins cher peut avoir un TCO plus élevé qu’un produit vendu plus cher, mais qui inclue des services de maintenance ou d’entretien par exemple. Le comparatif est ainsi plus aisé et plus réaliste.

Les responsables des achats sont très attentifs au TCO et à sa réduction. C’est l’un des leviers stratégiques pour créer de la valeur. En effet, calculer et suivre son TCO est intéressant à plus d’un titre :

• Il permet d’optimiser ses coûts directs et indirects et la négociation avec les fournisseurs.
• Il entre en ligne de compte dans la mesure du ROI (retour sur investissement).
• Il permet d’anticiper les frais sur la totalité du cycle de vie de l’appareil ou du service.
• Il aide à la décision pour l’externalisation ou l’internalisation des achats.

• Il améliore la performance financière sur le long terme.

Réduire le TCO passe par divers moyens complémentaires :

• Faire la chasse au gaspillage en faisant évoluer les comportements d’usage des employés de l’entreprise. En informatique, par exemple, il s’agit de les inciter à arrêter les applications non utilisées ou à bien suivre la mise à jour des licences.
• Mutualiser des ressources avec un prestataire ou une autre entreprise.
• Bien entretenir son matériel et respecter les préconisations de maintenance pour prolonger la durée de vie du bien.
• Suivre les données d’utilisation réelles pour détecter une sur-exploitation ou au contraire une sous-exploitation d’une machine. Même chose avec les données de consommation d’énergie.
• Limiter le nombre de fournisseurs est aussi une bonne façon de réduire le TCO.

Le TCO est donc un outil d’analyse donnant une vision globale de la valeur d’un bien ou d’un service. Il permet de comparer le prix des produits ou des biens à l’achat, mais aussi de suivre leur coût d’usage.