Glossaire - achats

Achats directs

Ces achats de « production » ou « stratégiques » appartiennent à la classe A (matières premières, composants électroniques, matériaux de construction...). Ils servent directement à la fabrication d’un produit ou d’un service, et sont indispensables à la continuité des activités.

Achats indirects

Ces achats « hors production » ne sont pas directement intégrés dans le produit ou le service. Ils sont de classe B s’ils sont récurrents et stratégiques. Et de classe C s’ils sont non récurrents et non stratégiques.

Achats sauvages

Associés aux achats indirects, ils sont considérés comme des dépenses secondaires, voire parfois indésirables. Souvent réalisés dans l’urgence, ils échappent à tout contrôle, et n’entrent pas dans les cycles d’achats prédéfinis.

API

Une API, ou Interface de Programmation d'Application, est un ensemble de définitions et de protocoles qui facilitent la création et l'intégration de logiciels d'applications. Elle permet à deux applications de communiquer entre elles et d’échanger des données.

Ariba

Ariba est un éditeur de logiciels de gestion des achats et des approvisionnements. Racheté par SAP en 2012, Ariba est au centre de la stratégie cloud de SAP. Il met en relation fournisseurs et acheteurs pour favoriser leurs échanges commerciaux.

B2B

Acronyme de « Business To Business », le BtoB définit toutes les relations commerciales interentreprises. Par opposition à B2C « Business To Consumer » pour les relations entre entreprises et consommateurs finaux.

Coûts cachés

Ils concernent des coûts pris en compte, mais englobés dans d’autres postes. Mais aussi des coûts non pris en compte par les systèmes comptables. Ces coûts dits « d'opportunité » sont souvent liés à des dysfonctionnements organisationnels et représentent des manques à gagner pour l’entreprise.

CSV

CSV signifie « Comma-Separated Values » ou valeurs séparées par des virgules. Ce type de fichier texte peut être créé et modifié dans Excel. Les informations sont présentées sous forme de colonnes. Chaque ligne correspond à une ligne du tableau, et les virgules aux séparations entre les colonnes.

CRM

Ce sigle signifie « Customer Relationship Management », traduit en français par « Gestion de la Relation Client » ou GRC. Il s’agit d’un processus de gestion intégrée centralisant toutes les informations relatives aux clients et prospects. L’objectif est d’optimiser la qualité de la relation clients pour mieux comprendre, anticiper et gérer leurs besoins.

E-business

L’e-business est un moyen de faire des « affaires » via des moyens électroniques. Une activité 100% digitale qui optimise le processus d’achat entre fournisseurs et acheteurs. L’e-business n’implique pas forcément du e-commerce, c’est-à-dire des ventes de biens ou de services à un client final.

E-catalogue

Il s’agit d’un catalogue hébergé réalisé sur mesure par un fournisseur, en fonction des besoins et des habitudes d’u service achats. Ses fichiers statiques .XLS ou .CSV sont « hébergés » dans le logiciel d’achat ou l’ERP de l'entreprise. Les produits et les prix, préalablement négociés, sont mis à jour manuellement et contrôlés par l’acheteur.

E-commerce

Le commerce électronique fait référence aux transactions commerciales réalisées via internet, sur des sites web ou des plateformes de social media. On parle de e-commerce B2C pour les particuliers et de B2B pour les entreprises.

E-invoicing

Une facture est dite « électronique » lorsque son processus est entièrement dématérialisé, de l’émission jusqu’à la réception. À aucun moment elle ne doit être imprimée. Son format est structuré afin d’automatiser son traitement.

E-ordering

Aussi appelée « commande électronique », elle est envoyée sur la plateforme du fournisseur via un Échange de Données Informatisé. Cet EDI est soit intégré à l’ERP de l’entreprise, ou hébergé au sein d’un portail, soit externalisé.

E-procurement

Formée du préfixe « e- » pour électronique et « procurement » pour approvisionnement, l'e-procurement englobe toute la gestion administrative des achats d’une entreprise. Grâce aux technologies de l’information et à internet, l’e-procurement permet de rationaliser les process d’achats.

E-sourcing

Signifiant « recherche d’une source » par des moyens électroniques, l’e-sourcing repose sur l'utilisation d’outils digitaux pour évaluer ses fournisseurs, en identifier et en sélectionner de nouveaux, afin de référencer les produits offrant le meilleur rapport qualité / prix.

EDI

L’Échange de Données Informatisé permet la dématérialisation des échanges de documents entre des partenaires commerciaux. Qu’il s’agisse de bons de commande, bons de livraison ou factures électroniques. Avec pour objectif zéro papier, l’EDI contribue à la préservation de l’environnement.

ERP

Il s’agit d’un logiciel dont les initiales signifient « Entreprise Resource Planning ». L’ERP a pour vocation d’améliorer les performances d’une entreprise en centralisant l’ensemble de ses outils de gestion : comptabilité, CRM, e-procurement, etc.

ETI

Une ETI est une Entreprise de Taille Intermédiaire. Avec 250 à 4 999 salariés et un chiffre d'affaires inférieur à 1,5 milliard d’euros, elle se situe entre les PME (Petites et Moyennes Entreprises) et les grandes entreprises (GE).

ISO 26000

ISO est une organisation internationale de normalisation non gouvernementale et indépendante. ISO 26000 est une norme RSE proposant des lignes directrices à travers un document élaboré conjointement par 99 pays. Son objectif est d’accompagner les organisations dans leur démarche de développement durable.

KPI

Ce sigle pour « Key Indicator Performance » fait référence aux indicateurs clés de performance d’une entreprise. Ils permettent de mesurer l'efficacité d’un dispositif comme celui des achats. Les KPIs sont généralement regroupés dans un tableau de bord ou « dashboard ».

Oracle

Oracle est un Système de Gestion de Bases de Données ou SGBD. Cette solution propose un environnement de travail constitué de différents logiciels permettant de s'interfacer avec des outils et assistants de création de bases de données.

Outil de gestion d’achats

Un logiciel de gestion d’achats facilite la création et la mise à jour de bases de données. Il permet de centraliser toutes les informations intéressant le service achat d’une entreprise : fournisseurs, produits, suivi des factures, commandes, livraisons et règlements.

P2P

Le « Procure to Pay », appelé aussi « Purchase to Pay », définit l’ensemble du processus d’achat. L’automatisation se fait de bout en bout, depuis la recherche des produits ou services, la gestion du bon de commande, la réception des factures, jusqu’au paiement.

PunchOut

Un catalogue PunchOut permet aux entreprises d'acheter des produits et services sur le site e-commerce d'un fournisseur ou d’une marketplace B2B, sans avoir à quitter leur propre application d’approvisionnement en ligne.

PurchasingManager™

Outil d’achat en ligne développé par RS en 2002, il offre un accès prêt à l’emploi à un site marchand auto-administré. Cette interface permet la gestion des commandes sur internet, en automatisant le processus d’achat jusqu’à la réception des produits.

RGPD

Le « Règlement Général sur la Protection des Données » est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne. Il vise à renforcer le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui peut être faite des données les concernant.

ROI

Le ROI est l’acronyme de « Return On Investment » ou retour sur investissement. Il s’agit d’un indicateur financier permettant de mesurer la rentabilité des capitaux investis dans un projet. Il se calcule comme suit : ((gain de l’investissement – coût de l’investissement) / coût de l’investissement) x 100

RSE

La Responsabilité Sociétale des Entreprisesest définie par la Commission européenne comme « l'intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec les parties prenantes ». La RSE contribue donc à répondre aux enjeux de développement durable, définis par la norme ISO 26000.

SaaS

Signifiant « Software as a Service », SaaS est une solution logicielle hébergée dans le cloud et accessible via une connexion Internet. Elle concerne les logiciels d'entreprise comme les boîtes mails, les messageries instantanées ou les systèmes de gestion de la relation client, dits CRM.

SAE

Un « Système d’Archivage Électronique » est un outil de gestion conçu pour recueillir, classer et conserver des documents de façon pérenne et sécurisée, dans le respect de normes établies. Parmi les formats de données les plus couramment archivés, le PDF et le XML.

SAP

Éditeur de logiciels de gestion de processus métier, SAP permet un traitement des données et des flux d'informations au sein des entreprises. Il est considéré comme le standard des progiciels de gestion intégré (ERP).

S2P

Le processus « Source-to-Pay » a pour objectif d’optimiser l’efficacité des achats. Il repose sur des logiciels permettant à la fois la recherche de fournisseurs, puis la négociation des prix jusqu’à la passation de la commande et le paiement des achats en ligne.

Spend Management

Le Spend Management fait référence à l’ensemble du processus d’e-sourcing, d’approvisionnement, d’e-procurement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement. Il régule les dépenses indirectes, permet de réduire les coûts, tout en augmentant la productivité des entreprises.

TCO

Le « Total Cost of Ownership » correspond au coût total d’acquisition d’un bien. Il représente la somme totale dépensée tout au long de son cycle de vie, et prend en compte à la fois les coûts directs, indirects et cachés.

TGE

Alors qu’une GE (Grande Entreprise) emploie plus de 5000 salariés, une TGE (Très Grande Entreprise) est de stature internationale et cotée en Bourse.

Workflow

Traduit par « flux de travaux » ou « flux opérationnel », le Workflow est l’ensemble des tâches effectuées par différents collaborateurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier.