Outil de gestion d'achats : de quoi s'agit-il ?

Le traitement des données au cœur de la digitalisation des achats

Au sein des services achats, le temps du tableur Excel est bel et bien révolu. C’est en 1982 que Microsoft édite son premier logiciel Multiplan. Puis, face à Lotus, Excel s’impose rapidement comme l’outil indispensable pour le traitement des données. 40 ans plus tard, Excel a toujours ses utilisateurs inconditionnels. Mais les enjeux des entreprises dépassent les fonctionnalités pourtant offertes par les très sophistiqués « tableaux croisés dynamiques ». Alors que 57 % des utilisateurs souhaitent une simplification des outils digitaux, les solutions d’e-procurement gagnent du terrain. À plus d’un titre.

La raison d’être d’un logiciel de gestion des achats est plurielle. Elle sert à la fois à** créer une base de données** bien spécifique aux services achats. Une base de données qui pourra être mise à jour en temps réel ; et qui sera accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise disposant d’une autorisation, même s’ils sont en télétravail.

En résumé, ces outils de gestion permettent à la fois de :

• sourcer les fournisseurs,
• référencer leurs meilleurs produits et services,
• renseigner les tarifs négociés,
• automatiser la facturation, les commandes et les règlements,
• suivre les livraisons,
• et avoir une vision globale du budget.

Enfin, ces outils rendent possible une analyse plus fine des dépenses, grâce notamment à des indicateurs de performance. L’intelligence artificielle peut aussi anticiper les besoins futurs en intégrant une dimension prédictive des achats.

Un ERP, ou progiciel de gestion intégré, va rapidement montrer ses limites pour exploiter au mieux les solutions d’e-procurement comme les catalogues hébergés, les catalogues Punch out, les commandes et factures électroniques. Comparativement, un logiciel de gestion des achats facilite non seulement la** gestion des approvisionnements**, mais apporte une meilleure visibilité des stocks, pour en finir avec les ruptures de produits ou de fournitures qui nuisent à la productivité et à la compétitivité.

Il convient bien entendu de considérer dans un premier temps la taille de votre organisation, mais surtout le volume d’achats à gérer. Votre cahier des charges indiquera par ailleurs vos besoins, les outils actuellement utilisés au sein de l’entreprise, du service achats, mais aussi au niveau du service comptabilité. La question du budget envisagé est également à prendre en considération. Sachant qu’il faut prévoir son amortissement à plus ou moins long terme. Enfin, le planning de mise en œuvre, et la personne référente pour suivre le projet sont des paramètres qui ont aussi leur importance pour mener à bien cette mission.

La solution retenue devra être évolutive et compatible avec votre ERP et votre système d’information. Elle devra aussi permettre l’intégration de vos catalogues hébergés ou Punch out, ainsi que la connexion avec des bases de données externes.

De nombreux comparateurs en ligne sont proposés par les éditeurs de logiciels. Ils peuvent constituer une première étape pour vous aider à préciser vos besoins et surtout à les hiérarchiser.

Parmi les critères qui reviennent le plus souvent, on peut retrouver :

• le rapport qualité / prix
• le choix des fonctionnalités
• la simplicité d’utilisation
• le support client
• la synchronisation des données
• la gestion de la relation fournisseurs (sourcing et gestion des contrats)
• la mise à disposition d’une application mobile
• la possibilité de faire des enchères électroniques
• l’hébergement sur le cloud