Focus sur les méthodes d'optimisation des achats

La méthode ABC pour « Activity Based Coasting », est l’analyse des coûts par activité. Apparue dans les années 50 aux Etats-Unis, elle est utilisée depuis les années 1980. Elle a été développée par les professeurs Robert Kaplan et Robin Cooper pour distinguer les charges directes des charges indirectes des entreprises. Selon eux, le coût des capacités disponibles équivaut au coût des capacités utilisées, ajouté au coût des capacités inutilisées. Cette méthode vise à faciliter le calcul des charges d’une entreprise.

La méthode ABC est une déclinaison du principe de Pareto. Elle segmente les produits en 3 catégories. A pour les achats directs dits stratégiques, B pour les achats indirects récurrents et stratégiques, C pour les achats indirects non récurrents et non stratégiques. En savoir plus sur les différentes typologies d’achats.

Cette méthode reprend la loi de Pareto des 20/80 selon laquelle 20% des causes produiraient 80% des effets, c’est-à-dire que 20% des produits correspondraient à 80% du chiffre d’affaires. Les 80% des causes restantes produisant seulement 20% des effets.

La méthode d’analyse ABC a été affinée pour les achats, estimant que :

• Les produits de classe A (20% des achats) représentent 80% des achats
• Les produits de classe B (30% des achats) représentent 15% des achats
• Les produits de classe C (50% des achats) représentent 5% des achats

Si chacune de ces catégories d’achat peut être optimisée et source d’économie, les achats de classe C, bien qu’ils ne représentent que 5% des achats, ne sont pas pour autant à négliger. Ils sont nombreux et engendrent des coûts cachés importants en termes de frais administratifs et de charge. Parmi les principales clés d’optimisation des achats de classe C ? La réduction du nombre de fournisseurs et le regroupement des commandes. Des actions qui sont largement facilitées par la digitalisation des achats, avec notamment l’e-sourcing et l’e-procurement.

La matrice dite de Kraljic a été développée par l’économiste Peter Kraljic. C’est en 1983 qu’il publie ses travaux dans la Harvard Business Review. Il s’agit d’une analyse de l’ensemble des achats d'une entreprise, tenant compte de la valeur ajoutée du fournisseur et de la complexité du marché.

Cette cartographie des achats est aujourd’hui utilisée en complément de la méthode ABC. La matrice de Kraljic permet en effet d’analyser les achats en fonction des risques d’approvisionnement et de leur impact sur la rentabilité de l’entreprise. Elle distingue 4 catégories de produits :

• les articles simples
• les articles leviers
• les articles critiques
• les articles stratégiques

La matrice de Kraljic permet donc aux services achats de définir quels sont les achats stratégiques et ceux qui sont à considérer en priorité. Elle est également très utile pour orienter la stratégie d'achats de l’entreprise en fonction du contexte environnemental, économique et social.

Déclinée de la méthode AMDEC et KC, la matrice ACDE consiste en l’Analyse de la Causalité, des Défaillances et de leurs Effets et s’intéresse à 4 critères :

• Attentes
• Contraintes
• Données
• Exigence

Cet outil permet de mieux cerner les attentes de l’acheteur et de catégoriser les achats en fonction de leur niveau de pertinence. Quelles sont les performances attendues ? Existe-t-il des contraintes législatives, environnementales, etc ? Quels quantités, délais, nombre d’utilisateurs, etc. ? Ces achats sont-ils impératifs ou négociables ?

La méthode ACDE vise donc à déterminer les besoins réels des acheteurs afin de les formaliser dans un cahier des charges précis. Celui-ci permettra aux services achats, lors de la phase d’e-sourcing, de sélectionner les meilleurs produits ou services, auprès des fournisseurs les plus compétitifs et répondant aux différentes contraintes évoquées.

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Cet acronyme pour Reconnaissance, Ethique, Prix, Emotion, Renouveau, Efficacité, Sécurité, permet d’identifier les motivations des acheteurs, selon des critères à la fois rationnels (qualité, prix, délais, etc.) mais aussi non-rationnels (image de marque du fournisseur, antériorité, relation de confiance, contexte économique et social, politique de l’entreprise, etc.)

Reconnaissance : parce que le produit ou le service doit offrir une qualité irréprochable, et le fournisseur être une référence dans son domaine.

Ethique : parce que dans une société en pleine mutation, connaître les engagements sociaux et environnementaux des fournisseurs est devenu incontournable, notamment lors de la digitalisation des achats qui est au cœur du processus RSE.

Prix : parce que le TCO ou coût total d’acquisition est étudié à la loupe par les services achats. C’est l’un des avantages apporté par l’e-procurement.

Emotion : parce que 80% des décisions d’achats sont émotionnelles, et seulement 20% sont rationnelles.

Renouveau : parce que l’innovation est souvent synonyme de performance et de gain de compétitivité.

Efficacité : parce qu’il s’agit d’un critère de productivité déterminant. Une motivation 100% rationnelle.

Sécurité : parce que la fiabilité et la qualité des produits est la base de tout achat. Les certifications et labels qualité sont des éléments tangibles qui vont rassurer l’acheteur.

Pour optimiser l'achat, il est essentiel d'analyser les meilleures pratiques achat en entreprise et de mettre en œuvre des stratégies qui vont au-delà de la simple réduction des coûts. L'optimisation des achats doit s'inscrire dans une démarche globale visant à améliorer la performance de l'entreprise tout en créant de la valeur à long terme. Automatiser les processus d'achats grâce aux outils numériques tels que l'e-procurement permet non seulement de maximiser l'efficacité des opérations, mais aussi de réduire les risques liés aux erreurs humaines et aux retards de commande.

Par ailleurs, l'adoption des meilleures pratiques en matière de gestion des risques est cruciale. Cela implique une analyse approfondie des fournisseurs, une évaluation régulière de la qualité des produits et une vigilance accrue face aux enjeux éthiques et environnementaux. Les entreprises qui réussissent à intégrer ces éléments dans leur stratégie d'optimisation des achats peuvent non seulement améliorer leur compétitivité, mais aussi renforcer leur position sur le marché.

Enfin, l'optimisation des achats ne se limite pas à la gestion des coûts. Il s'agit également d’améliorer la qualité des produits et services acquis, de garantir des délais de livraison optimaux, et d'assurer une continuité des approvisionnements. En somme, une approche globale et bien orchestrée permet aux entreprises de répondre efficacement aux besoins de leurs clients tout en soutenant leur croissance et leur développement durable.

Optimiser les achats est un levier stratégique essentiel pour toute entreprise cherchant à maximiser sa performance et sa compétitivité. En mettant en place une gestion rigoureuse des achats, les entreprises peuvent renforcer leurs relations avec les fournisseurs et bénéficier de conditions plus avantageuses. Le rôle du sourcier devient alors primordial, car il permet de sélectionner les fournisseurs stratégiques capables de répondre aux exigences de qualité, de coût, et de délais. Ainsi, l’optimisation des achats ne se contente pas de réduire les coûts, mais contribue également à renforcer la résilience de l'entreprise face aux fluctuations du marché et aux risques d'approvisionnement.

Avec la transformation numérique des entreprises, la fonction achat s’est développée bien au-delà de la dématérialisation de ses achats. Les nouveaux outils et solutions d’e-procurement contribuent en effet à rendre les process de sourcing et d’achats plus agiles et plus performants.