La présente politique contient les exigences à respecter en conformité avec la politique de lutte contre la corruption du groupe dans le contexte des campagnes de fidélisation des clients et des campagnes marketing.
Cette politique a été développée pour les sociétés du groupe qui offrent des cadeaux aux clients en lien avec leurs dépenses, telles que les campagnes de valeur moyenne par commande (AOV).
Les employés de RS Group Plc ne feront pas d'offre aux clients ou clients potentiels qui constitue (ou pourrait être perçue comme) un pot-de-vin ou toute pratique de corruption quelle qu’elle soit.
Veuillez-vous référer à la Politique de lutte contre la corruption du groupe pour en savoir plus.
La présente politique s'applique à tous les employés du groupe. Elle s'applique aux activités suivantes :
La plupart du temps, il s'agira de campagnes de valeur moyenne par commande (AOV), ainsi que des programmes de fidélité où les clients accumulent des points en fonction de leurs dépenses, mais d'autres promotions peuvent également être concernées (par ex. la fréquence moyenne des commandes).
Cette politique ne s'applique pas aux réductions et remboursements des clients dans le cours normal des activités.
Notez que cette politique s'applique à toute promotion ou marketing fondée sur des récompenses, y compris les tirages au sort. En cas de doute, adressez-vous au vice-président du service juridique du groupe.
Les conseils et les règles spécifiques ci-dessous doivent être respectés en permanence.
Les secrets encouragent la corruption. Les offres aux clients et autres campagnes marketing fondées sur des cadeaux doivent être gérées de façon à ne pas être privées et confidentielles pour l'entreprise du groupe et les contacts individuels clients. Elles doivent être gérées aussi ouvertement et publiquement que possible, avec les mêmes offres rendues disponibles pour tous les clients ciblés, et de façon à rendre la campagne aussi largement connue que possible dans chaque entreprise cliente (et, en cas de tirage au sort, elles doivent également être annoncées publiquement aux personnes non clientes).
Dans la mesure du possible, les cadeaux doivent être identifiés sur la facture client concernée. L'entreprise doit conserver des archives complètes et précises des cadeaux offerts à chaque client. Lorsqu'il est impossible d'identifier les cadeaux sur la facture du client en raison des limites du système ou lorsque le cadeau a été obtenu auprès d'un tiers, il faudra le noter dans le dossier. L'entreprise doit fournir une copie de ces dossiers au représentant du client qui n'est pas le bénéficiaire du cadeau, conformément au calendrier convenu avec le client ou (en l'absence de calendrier convenu) une fois par an et à tout moment à la demande du client.
Les cadeaux doivent toujours être livrés à l'adresse de livraison habituelle du client, avec un bordereau d'expédition adapté. Les seules exceptions à cette exigence de livraison sont les tirages au sort ou tombolas qui sont sans obligation d'achat pour y participer : dans ce cas uniquement, les prix peuvent être expédiés à une adresse individuelle (mais lorsque l'individu est l'employé d'un client existant, l'employeur doit en être informé).
Les conditions générales (« CG ») à utiliser pour les campagnes de fidélisation et les tirages au sort sont disponibles auprès du service juridique du groupe, cependant il est de la responsabilité de chaque société du groupe de s’assurer de leur conformité à la législation de son pays. Les CG relatives aux programmes de fidélité devront être développées spécifiquement pour chaque programme. Toutes les promotions marketing doivent être proposées sous réserve des CG convenues.
Au minimum, les CG convenues pour les campagnes de fidélisation indiqueront clairement pour chaque participant que :
Les CG d'un tirage au sort doivent être basées sur le modèle disponible auprès du service juridique du groupe, et doivent inclure au minimum :
Les CG devront être portées à l'attention de chaque participant dans la documentation marketing, de façon claire et bien visible, soit :
Pour les campagnes de fidélisation, tous les participants doivent, au moment de la commande, confirmer (i) qu'ils ont l'autorisation de leur employeur pour accepter les conditions de l'offre et (ii) que la réception d'un cadeau est conforme aux politiques pertinentes et procédures de leur employeur, ainsi qu'aux lois en vigueur, soit :
Chaque unité opérationnelle devra conserver une « liste des exclusions » soit pour l'unité opérationnelle globale soit déléguée par région, sous-région ou marché. Il s'agira d'une liste de contacts clients auxquels l'entreprise s’interdit de promouvoir activement les offres client et à qui il sera interdit de participer à ces offres.
Conformément à la politique de lutte contre la corruption du groupe et aux lois en vigueur, aucun cadeau, invitation ou prix ne sera offert quel que soit le type de promotion ou campagne marketing au contact d'un client (ou d'un client potentiel) qui est un agent public ou un employé du gouvernement. Les employés devront contacter le vice-président du service juridique du groupe s’ils ont besoin d’aide pour définir ce groupe. Tous les agents publics et employés du gouvernement connus qui sont clients doivent être ajoutés à la liste des exclusions.
De même, lorsqu'un client professionnel a une politique en place destinée à restreindre l'obtention par ses employés de cadeaux et invitations de la part de ses fournisseurs, ces employés devront être ajoutés à la liste des exclusions.
Les membres de la direction doivent s'assurer que la liste des exclusions est complète, à jour et révisée régulièrement.
Tous les cadeaux offerts aux clients doivent être adaptés à l'environnement interentreprises dans lequel l'entreprise du groupe est active.
4.4.1 Type de cadeau : Guide sur les cadeaux acceptables Cadeaux clients
La présomption de base est que le cadeau est accepté par le participant en tant que représentant de son employeur et que ce cadeau est donc destiné à l'employeur (l'entreprise client) et non l'employé (le contact client) sauf si l'employeur et l'employé en ont convenu différemment. Tous les cadeaux doivent être envisagés ainsi.
Type : dans la mesure du possible, les produits offerts en cadeau doivent être de nature professionnelle, ou à « double usage » c’est-à-dire d’une nature à la fois professionnelle et personnelle, et similaires aux types de produits que l'entreprise du groupe offre habituellement à la vente. Des réductions sur facture de valeur équivalente doivent toujours être proposées comme alternative à la récompense.
Au cas où il n’est pas possible de contrôler le type de récompense (lorsqu’un catalogue de cadeaux géré par un tiers est utilisé), les produits offerts pour la campagne devront être limités aux types de produits indiqués ci-dessus.
Les produits suivants ne pourront être offerts comme cadeau (cette liste a uniquement valeur indicative) :
Tirages au sort
Les tirages au sort sont ouverts à tous et ils permettent d'offrir des prix qui ne sont pas forcément destinés à bénéficier à l'employeur du participant. En revanche, tout tirage au sort devra être conçu de sorte à s'assurer qu'il n'y ait aucune apparence d'influence indue si l'employeur d'un gagnant venait à devenir client du groupe par la suite.
4.4.2 Valeur des cadeaux La politique de lutte contre la corruption du groupe stipule que les employés ne doivent pas proposer ou offrir des cadeaux ou invitations dépassant une valeur de 58€ pour chaque cadeau individuel ou 250 € pour une invitation. La valeur globale anticipée de l'ensemble des cadeaux pouvant être offerts à un seul client ou participant à un tirage au sort servira de base pour déterminer si une approbation préalable est nécessaire ou non. La valeur des cadeaux des campagnes précédentes devra également être prise en compte.
En conséquence les prix ou offres clients allant jusqu'à 58€ ne nécessitent pas d'approbation. Toute offre au-delà de cette limite nécessitera une approbation préalable par le chef d'entreprise pertinent ou le directeur financier de l’entreprise en question. L'approbation et sa justification devront être consignées par écrit et conservées à des fins d'audit.
La valeur de tout cadeau offert à un client devra être proportionnelle à la commande. De manière générale, en plus de la limite de 58€ (ou toute valeur plus élevée approuvée par l'écrit en conformité avec la présente politique), la valeur du cadeau ne devra pas dépasser 10 % de la valeur globale de la ou les commandes concernées.
Sachez qu'une fausse impression d'inconduite ou de corruption peut être donnée en cas d'utilisation d'un langage ou d'images incorrects. Examinez minutieusement le contenu de toutes les campagnes marketing, et l'impression qu'elles peuvent donner, en particulier si vous utilisez des campagnes entreprise-consommateur comme inspiration. Utilisez toujours un ton professionnel interentreprises.
Par exemple, ne faites pas mention de ce qui suit :
Responsabilités : le secrétaire de l'entreprise est le responsable de cette politique et les chefs d'entreprise (géographiques ou fonctionnels) sont responsables de son application dans leur secteur de responsabilité. Chaque employé est responsable de son propre respect de cette politique.
Application : cette politique s'applique à l'ensemble du groupe RS Group Plc.
Documents : les documents détaillés ci-dessus doivent être conservés et rendus disponibles pour consultation au besoin.
Formation : tout le personnel concerné devra participer à une formation périodique sur la lutte contre la corruption, conformément aux programmes d'intégration et de formation prévus par le groupe. De plus, un rappel de cette politique devra être communiqué lors du lancement d'une campagne dans un marché/une fonction spécifique.
Audit : des audits périodiques seront réalisés en lien avec la conformité aux politiques du groupe (y compris le code de conduite, la lutte contre la corruption et les programmes de fidélisation des clients). Des audits ad hoc pourront aussi être réalisés à tout moment sans préavis.
Exécution : toute violation de la présente politique sera traitée très sérieusement et pourra entraîner une mesure disciplinaire.
Dernière mise à jour de la politique : mai 2021
Cette politique sera révisée régulièrement.