Politique anti-corruption

Cette politique a pour objectif d'établir des contrôles afin de garantir le respect de toutes les règles anti-corruption en vigueur et de s'assurer que l'activité du Groupe est gérée de manière responsable, éthique et légale.

Le Groupe et ses employés s'engagent à ne pas proposer ni recevoir de pots-de-vin ou de paiements de facilitation, et à ne se livrer à aucun acte de corruption de quelque nature que ce soit. Les employés sont priés de rendre compte de tout incident ou problème contrevenant à la présente politique au Secrétaire général ou au vice-président du service juridique du Groupe.

La corruption consiste à offrir, promettre, donner, accepter ou solliciter un avantage (financier ou autre) en contrepartie d'une action illégale ou d'un abus de confiance.

La présente politique aborde les aspects suivants :

• pots-de-vin ;
• cadeaux et hébergement ;
• paiements de facilitation ;
• contributions à des partis politiques ; et
• contributions à des organisations caritatives.

3.1 Pots-de-vin

Les employés ne doivent prendre part à aucune forme de corruption, que ce soit directement ou par l'intermédiaire d'un tiers (agent ou distributeur, par exemple). Des exigences particulièrement strictes s'appliquent en cas d'échanges avec des fonctionnaires d'Etat dans quelque pays que ce soit.

3.2 Cadeaux et hébergement

Offrir des cadeaux ou un hébergement

Les employés ne doivent ni offrir ni accorder de cadeaux ou d'hébergements :

• à un fonctionnaire ou un représentant d'Etat ;
• qui violent les politiques du destinataire ;
• qui pourraient être jugés comme illégaux ou douteux, ou qui pourraient suggérer qu'une faveur est attendue en retour ;
• en espèces ; ou
• d'une valeur supérieure à 58€ pour chaque cadeau ou à** 290€** pour chaque proposition d'hébergement (dans la limite de 1160€ par exercice), sauf autorisation écrite du supérieur hiérarchique de l'employé et notification du vice-président du service juridique du Groupe.

Accepter des cadeaux et des hébergements

Les employés ne peuvent accepter un cadeau ou une proposition d'hébergement de nos partenaires commerciaux si :

• la valeur de ce don est supérieure à 58€ pour chaque cadeau ou à 290€ pour chaque offre d'hébergement (dans la limite d'une valeur totale de 1160€ par exercice), sauf autorisation écrite du supérieur hiérarchique de l'employé et notification du vice-président du service juridique du Groupe ;
• le don est effectué en espèces ;
• il est illégal ou douteux, il est interdit par le guide de l'unité opérationnelle locale ou des signes laissent entendre que ce don peut impliquer une contrepartie.

Si on vous offre quelque chose d'une valeur supérieure à ce qui précède (ou en cas de doute), vous devez refuser l'offre ou obtenir l'accord de votre responsable via le registre des cadeaux et hébergements du Groupe ou tout autre format déterminé par le vice-président du service juridique du Groupe. Si par politesse vous ne pouvez refuser un cadeau, acceptez-le mais avertissez ensuite votre responsable et faites-en don à une organisation caritative.

Si l'approbation du responsable est nécessaire pour recevoir des cadeaux ou des hébergements, il doit s'agir d'un cadre supérieur (responsable exécutif 2).

Dans le respect des principes ci-dessus, les responsables de l'unité opérationnelle et la direction locale peuvent établir des directives et politiques spécifiques correspondant aux normes locales ou sectorielles en vigueur. Toute directive locale doit être communiquée au vice-président du service juridique du Groupe.

Incitations marketing/récompenses client

Les campagnes de récompense en lien avec les commandes des clients doivent uniquement être réalisées lorsqu'un guide et des contrôles appropriés sont en place pour s'assurer qu'elles se déroulent de façon éthique, légale et transparente. Les unités opérationnelles peuvent réaliser de telles campagnes uniquement en respectant la Politique sur les campagnes marketing du Groupe et les autres directives fournies par l'équipe du service juridique du Groupe.

Liste des exclusions :

Chaque unité opérationnelle doit conserver une « liste des exclusions » qui comprend :

• les clients auxquels l'entreprise ne promouvra pas activement les offres client et qui seront interdits de participer à ces offres ;
• tous les fonctionnaires d'État et employés gouvernementaux connus ;
• les employés de clients qui ont une politique en place pour empêcher leurs employés de recevoir des cadeaux et hébergements des fournisseurs ou qui ont autrement demandé à être exclus.

Pour en savoir plus sur la politique concernant les campagnes marketing, cliquez ici 

3.3 Paiements de facilitation

Les paiements de facilitation constituent une forme de corruption visant à accélérer ou faciliter l'exécution d'une action gouvernementale normale par un représentant de l'Etat, par exemple des paiements à un fonctionnaire des douanes pour accélérer le dédouanement d'une cargaison ou à un régulateur pour obtenir une approbation réglementaire pour un nouveau produit.

Notre politique interdit expressément tout paiement de facilitation. Nous reconnaissons toutefois que nos employés puissent parfois être confrontés à des situations susceptibles de mettre en péril leur propre sécurité ou celle de leur famille, qui ne peuvent alors être évitées qu'en réalisant un tel paiement. Dans ce cas, vous êtes tenu de vous plier aux directives suivantes :

• Limiter autant que possible le montant du paiement ;
• Créer un dossier détaillant le paiement ;
• Soumettre ce dossier à votre supérieur hiérarchique.

Chaque unité opérationnelle du Groupe conservera une trace de tous les paiements de cette nature effectués. Ce dossier sera présenté au Secrétaire général ou au vice-président du service juridique du Groupe, qui évaluera le risque commercial et élaborera une stratégie afin de réduire cette pratique au minimum.

3.4 Contributions à des partis politiques

Nous n'effectuons aucune donation, en espèces ou autre, en soutien à des partis ou candidats politiques. Une telle pratique peut en effet être perçue comme une tentative pour obtenir un avantage commercial illicite.

3.5 Contributions à des organisations caritatives

Le soutien et les donations à des organisations caritatives sont acceptables (et même encouragés), que ce soit sous forme de services gratuits, de partage des connaissances, de temps ou de contributions financières directes. Les employés doivent toutefois s'assurer que les contributions à des organisations caritatives ne sont pas utilisées dans le but de dissimuler un acte de corruption.

Toutes les contributions à des organisations caritatives doivent être signalées à l'équipe des finances de l'unité opérationnelle concernée.

Distributeurs et agents : nous devons interdire aux distributeurs, agents ou autres tiers de servir de canal par lequel effectuer des paiements illicites pour notre compte. Les rémunérations versées aux distributeurs, agents et autres tiers (comme les consultants) doivent être appropriées et justifiables au vu des services légitimement rendus, et les dispositions contractuelles afférentes doivent être documentées et dûment autorisées. Les distributeurs, agents et autres tiers doivent être tenus par contrat de se conformer à notre politique anti-corruption, tout manquement à cette obligation nous donnant le droit de mettre fin à nos relations commerciales.

Fournisseurs et sous-traitants : nous nous engageons à gérer notre approvisionnement de manière juste et transparente, et à évaluer nos principaux fournisseurs et sous-traitants potentiels avec toutes les précautions nécessaires. Nous communiquerons notre politique anti-corruption à nos fournisseurs et sous-traitants, et nous nous réserverons le droit, dans la mesure du possible, de mettre fin à nos relations commerciales en cas de violation de notre politique.

Contrôle diligent : nous procéderons à un contrôle diligent basé sur le risque de nos partenaires potentiels (y compris fournisseurs, clients, distributeurs et agents) avant d'entamer une relation commerciale avec eux, afin d'éviter tout risque d'engager des relations commerciales avec des entreprises réputées pour leurs pratiques de corruption.

Conflit d'intérêts : en tant qu'employé de RS Group Plc, vous devez donner la priorité aux intérêts de l'entreprise. Nombre d'entre nous avons des engagements, ou des intérêts, en lien avec des organisations hors du travail. Des conflits d'intérêts peuvent se produire si les activités personnelles, sociales, financières ou politiques d'un employé interfèrent, ou peuvent potentiellement interférer, avec leur loyauté envers RS Group Plc.

Responsabilités : Les dirigeants d'entreprise et d'unités opérationnelles sont les principaux responsables de cette politique et de son application et chaque employé est tenu de se conformer personnellement à cette dite politique.

Portée : cette politique s'applique à l'échelle du Groupe à l'ensemble des filiales et sociétés exploitantes.

Dernière mise à jour de la politique : mai 2021