E-procurement : Bienvenue dans l’ère des API

Si les promesses de la digitalisation des processus achats sont nombreuses et enthousiasmantes, elles ne peuvent être tenues que si différentes conditions sont réunies. D’abord, le fait de s’adosser à un écosystème de fournisseurs et partenaires eux-mêmes engagés sur la voie de cette transformation et la capacité à accompagner les collaborateurs dans l’appropriation de nouveaux outils, de nouvelles méthodes jouent également un rôle éminent dans le succès du projet.

Mais il existe une autre réalité qui pèse, à bas bruit, sur le déploiement de l’e-procurement dans les entreprises : l’accès aux données. En effet, quel que soit l’angle sous lequel vous envisagez la digitalisation des achats, la collecte, la maîtrise et le partage des données entre les parties prenantes constituent le cœur du réacteur.

« Depuis de nombreuses années, les entreprises se sont dotées d’ERP (progiciels de gestion) qui permettent de rationaliser bon nombre d’opérations et d’informations, explique Hervé De Brackeleire, Chef de Projets R&D e-Business pour RS. Plus le taux d’équipement des entreprises progresse, plus les échanges d’informations entre ERP sont possibles. Une situation qui facilite souvent l’adoption des solutions d’e-Procurement ». Mais si le terreau est favorable à la transformation digitale des processus achats, la prolifération des ERP, « amène à des mutations constantes, des évolutions sur le plan technologique et informationnel. Pour permettre, dans cet univers très fluctuant, de maintenir les échanges d’informations entre plateformes, tout l’écosystème s’appuie sur les API », observe Hervé De Brackeleire.

Derrière l’acronyme API, se cachent trois termes anglais : Application Programming Interface. Décrite en langage courant, une API est une interface entre deux programmes informatiques. À mi-chemin entre l’interprète et la passerelle, l’API se résume en quelques lignes de code sans lesquelles il serait impossible à deux systèmes de communiquer ensemble. Les API sont désormais omniprésentes dans nos quotidiens digitalisés et ne se limitent pas au monde de l’e-procurement. Le phénomène des API a émergé au début des années 2000. Alors que l’outil informatique gagnait progressivement du terrain et les ressources disponibles sur Internet tendaient à se multiplier, les développeurs ont imaginé des connecteurs tous azimuts. Depuis, le nombre d’API en circulation dans le monde n’a fait que croître de manière exponentielle et il existe des API dans tous les secteurs d’activité ou presque. Certaines très complexes, d’autres très rudimentaires.

Puisque la mission clé d’une API consiste à agir comme une passerelle entre deux logiciels, deux systèmes, deux environnements, les API exploitent un système de clé qui permet au demandeur (celui qui appelle l’information) et au détenteur de la donnée de se reconnaître mutuellement comme légitimes afin d’interagir. Une fois ce contact dûment établi, les échanges d’informations peuvent se faire librement et sans intervention humaine. C’est là tout le bénéfice de l’APIsation de l’e-procurement : créer des ponts pour des échanges automatisés d’informations pour faciliter le quotidien des utilisateurs, leur permettre d’être plus efficaces et limiter les risques d’erreur.

La force de l’API, c’est sa capacité à répondre à tous types de besoins et de fonctionnalités. Parce que le développement d’une API repose sur le principe du sur-mesure, tout devient possible… Comme l’expliquaient les experts du cabinet d’analyse Wavestone, à l’été 2020. : « le spectre des fonctionnalités proposées par ces solutions est donc très large, et même s’il varie d’un éditeur à un autre, il s’apparente à celui couvert par les SI achats traditionnels. Du RFQ (Request for quotation – Estimations des coûts) à la gestion de la facturation en passant par les workflows de validation, les demandes hors catalogues ou la gestion multi devises, ces solutions Saas tirent profit de leur fonctionnement en API (interface de programmation) qui les rendent extrêmement personnalisables ». « Les API sont des éléments déterminants pour les entreprises, observe Hervé De Brackeleire, et la sécurité des données autant que la fiabilité sont deux éléments déterminants, sur lesquels, chez RS, nous ne transigeons jamais ».