Le catalogue hébergé est bien plus que le simple PDF interactif d’un fournisseur dans lequel l’acheteur choisit ses produits avant de les commander par téléphone ou par mail. Si l’on s’accorde sur le fait qu’un catalogue digital est plus écologique qu’un catalogue imprimé sur papier, avec l’e-procurement ou approvisionnement en ligne, une étape importante a été franchie dans la dématérialisation des échanges avec les fournisseurs. Ce qui caractérise un catalogue hébergé, c’est qu’il est composé de fichiers de haute qualité, dits « statiques », mentionnant par exemple:
- les références des articles,
- leurs descriptifs, poids, dimensions,
- leurs prix négociés,
- la référence fabricant
- les codes UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un système de codage à 8 chiffres permettant de classifier les produits et les services dans les systèmes de commerce électronique,
- le numéro eClass, un standard international de données industrielles conforme aux normes ISO et CEI.
Ces fichiers sont téléchargés directement sur le système PHP, ou via un système de gestion de contenu tiers. Ils sont ainsi « hébergés » dans le logiciel d’achat ou ERP de l’entreprise. La consultation du catalogue électronique dispose d’un accès sécurisé et réservé aux personnes habilitées à effectuer des achats, après configuration des accès par l’administrateur.