Pourquoi mettre en place des vending machines ?

Le terme vending machine est la traduction anglaise de « distributeur automatique ​» et tend à désigner ces machines capables de fournir automatiquement et en tout temps ce dont vos équipes ont besoin pour travailler.

Lorsque la gestion des stocks n'est ni suivie, ni centralisée, ni digitalisée, elle sollicite beaucoup de ressources. Or, une bonne gestion des stocks représente un facteur clé de réussite organisationnelle très important. En cas de maintenance d'urgence, comment savoir si la pièce détachée qui vient de tomber en panne est disponible immédiatement ? Comment faire si une nouvelle recrue vient travailler sur votre ligne de production sans les bons équipements de sécurité ? Ou si vous prévoyez une visioconférence avec un fournisseur étranger et que votre casque micro vous lâche au dernier moment ?

Ce sont autant de cas d'usages quotidiens où la vending machine peut changer les choses. Ses avantages sont nombreux :

• automatisation de la gestion des stocks pour limiter les pertes, les abus et les ruptures de stock,
• gestion automatique des réapprovisionnements,
• disponibilité des produits vingt-quatre heures sur vingt-quatre,
• suivi personnalisé des usages avec identification des utilisateurs,
• réduction des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée pour les personnes en charge du contrôle et du réapprovisionnement des stocks (magasiniers notamment),
• limitation de la consommation inutile ou abusive des consommables.

Concrètement, la vending machine est liée à un lecteur de badge, le même que les employés utilisent pour accéder au site par exemple.

Le principal avantage de la vending machine, précise François Dodard, c’est d’éviter à la fois la surconsommation et les vols. La liaison avec le badge permet de mettre des droits pour chaque utilisateur sur chaque produit, par exemple en fonction de sa consommation, de son poste ou de sa localisation. On peut très bien imaginer de limiter le retrait de gants de protection à 2 ou 3 par semaine par utilisateur.

Techniquement, vous pouvez mettre n'importe quel objet dans votre vending machine. En général, les plus courants dans le monde de l'industrie restent les gants de protection, les masques, les lunettes de sécurité, autrement dit les EPI (équipements de protection individuels) ou les consommables bureautiques. Parce qu'ils sont fréquemment achetés et que la coordination de la fourniture des équipements dépasse la valeur de l'équipement lui-même, ces articles ont toute leur place dans un distributeur.

Néanmoins, il est aussi possible d'y intégrer des produits de valeur, des outils de travail plus techniques ou des pièces de rechange pour accélérer vos maintenances et faciliter le travail des ouvriers et techniciens.

Dans 8 cas sur 10, le distributeur automatique est installé pour des EPI ou des petites fournitures comme des disques, des forets ou de la quincaillerie, souligne François Dodard. Mais il est nécessaire de bien sélectionner les produits que l’on veut intégrer, car les magasins des distributeurs ne sont pas extensibles (150 à 200 références maximum). On étudie donc avec le client les besoins afin de se focaliser sur les produits qui tournent le plus ou ceux qui coûtent le plus cher.

L'utilisation étant basée sur les besoins réels, la vending machine réduit la consommation de matériel. Elle contribue également à limiter les risques, en particulier pour les équipes qui utilisent des produits chimiques susceptibles de présenter un risque important pour la santé des employés s'ils ne sont pas stockés correctement. Les distributeurs automatiques industriels peuvent être configurés pour stocker correctement les matières dangereuses dans les conditions appropriées dans des armoires verrouillées à accès contrôlé. Une bonne répartition des droits d'accès vous donne l'assurance que seuls les collaborateurs concernés auront accès aux bons consommables.

Un distributeur prend tout son sens lorsque la gestion de vos consommables est problématique pour des raisons différentes :

• éloignement entre le site de travail et le lieu où ils sont stockés ;
• absence de suivi sur la consommation réelle.

En général, l’installation d’une vending machine est déclenchée par le besoin de rationaliser vos dépenses, responsabiliser vos équipes, digitaliser votre usine et faciliter une gestion par les données. Il est possible de placer des distributeurs automatiques pratiquement partout et simplifier ainsi vos processus opérationnels.

Cependant, RS met l’accent sur l’accompagnement du client dans l’installation des vending machines.

Il faut compter entre 6 à 7 mois pour un projet, depuis l’expression du besoin jusqu’à la mise en service, explique François Dodard. Avec les chefs de projet, nous avons à cœur d’accompagner le client dans sa réflexion. On préconise une vending machine en fonction du type de produits concernés, de la consommation annuelle, des besoins en ravitaillement...

Il faut également choisir entre les deux types de distributeurs automatiques existant sur le marché : le système à vrilles ou celui à plateau tournant.

Pour des produits fragiles, on évitera par exemple une vending machine à vrilles qui fait tomber le produit choisi dans une caisse de récupération.

L’emplacement de la vending machine est aussi soigneusement étudié, car elle doit être à la fois :

• accessible pour les employés comme pour les personnes chargées du ravitaillement (parfois extérieures à l’entreprise) ;
• placée dans un environnement sécurisé et sain (sans humidité, pas de produits dangereux...) ;
• localisée de manière optimale pour les utilisateurs afin de leur éviter des déplacements fastidieux.

Après l’installation, RS assure le suivi pour optimiser l’utilisation, vérifier que tout se passe bien et proposer des évolutions si nécessaire.

Dans certains cas, l’équipe peut aussi expliquer au client que la vending machine ne sera pas rentable pour l’usage souhaité. Souvent, c’est parce que le volume ou les process ne sont pas compatibles, mais il arrive parfois qu’on constate des conditions défavorables (forte résistance au changement, climat social tendu…). Les équipes doivent être mûres pour adopter le distributeur automatique, c’est important dans la réussite du projet. Nous avons eu des clients chez qui ça n’a pas pris faute de maturité des équipes et des processus.

Le grand avantage des vending machines est leur capacité à optimiser votre gestion des stocks.

À partir d'un nombre prédéfini d'articles restants, une commande de réapprovisionnement est déclenchée automatiquement. Vous ne manquerez jamais de consommables et vous n'aurez pas à solliciter vos gestionnaires internes pour valider de nouveaux achats. Votre fournisseur reçoit la commande automatiquement selon les scénarios définis d'avance (fréquence minimale ou maximale, plafonds budgétaires, etc.) et gagne aussi du temps.

Mieux, le réapprovisionnement est géré automatiquement par un système de livraison avec des ESAT (établissements spécialisés d’aide par le travail accueillant des travailleurs en situation de handicap).

Recourir à des ESAT pour le ravitaillement des distributeurs automatiques est par exemple une manière de répondre aux enjeux RSE pour le client.

Les informations sur la consommation sont également remontées vers des tableaux de bords administrés directement par le client qui peut ainsi librement gérer les accès et les droits.

Le métier de magasinier évolue : on est moins dans la distribution physique de matériel ou d’équipement et plus dans l’optimisation des stocks et la gestion des consommations.

Avec l’accompagnement autour des vending machine, RS a ainsi voulu répondre aux besoins d’optimisation du TCO (coût global de possession).

Grâce aux données collectées via la vending machine, vous savez quels sont les produits les plus demandés, avec quelle saisonnalité et par quelle personne, équipe ou ligne de production. C'est un moyen utile pour mieux surveiller et contrôler la circulation des outils, pièces détachées, composants et consommables.

À l’avenir, on pourra aussi imaginer intégrer du recyclage de matériel, en conditionnant par exemple le retrait d’un produit au fait de rapporter celui qui est usagé. On pourra aussi avoir des distributeurs « intelligents » qui sauront quelle référence précise donner en fonction de la personne qui badge.

Vos vending machines intègrent un outil d'analyse des stocks permettant de fournir une image précise des articles consommables, des outils et des jauges utilisés quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement. Vous avez alors toutes les données nécessaires pour prendre les bonnes décisions sur la meilleure façon de maximiser l'efficacité et de réduire la consommation inutile de matériaux.

Tous les secteurs d’activité sont concernés par la vending machine et notamment partout où l’on utilise des EPI.

La pandémie a fait prendre conscience de l’importance des équipements de protection, mais a aussi entraîné des phénomènes de surconsommation ou de vols. La vending machine permet de mieux contrôler ces phénomènes.

Avec une vending machine, votre site industriel se transforme. Optimisation des stocks, collecte de données, commandes automatiques, sécurité accrue, accessibilité renforcée… les distributeurs font partie de ces innovations organisationnelles capables de simplifier les tâches du quotidien et de renforcer la productivité de vos équipes. Néanmoins, « on n’installe pas une vending machine pour le plaisir, rappelle François Dodard. Il faut que cela réponde à un besoin et RS est aussi là pour aider le client à identifier ce besoin ».