Il est également essentiel d’adapter son magasin de pièces détachées en fonction du volume et de leur utilisation. Mais d’autres investissements sont à prendre en considération, comme les solutions de stockage et de rayonnage, lesquelles diffèrent en fonction des pièces et de leur consommation (à quelle fréquence). C’est le cas également des logiciels de gestion des stocks et des outils de suivi permettant d’automatiser les processus de commande et de suivi des stocks... à l’exemple d'un système ERP intégré pour surveiller en temps réel les mouvements de stocks et les besoins de réapprovisionnement ou encore un logiciel de GMAO (gestion de maintenance par ordinateur) contenant un module de gestion des stocks.
Naturellement, l’identification et les technologies associées tels que la RFID, le code-barre ou encore le QR-Code jouent un rôle prédominant, tant pour les entrées/sorties que pour l’inventaire, étape incontournable dans n’importe quelle entreprise, et qui peut être saisi dans la GMAO. Aussi, des systèmes de picking entièrement automatisés facilitent grandement la gestion des stocks dans la mesure où chaque entrée/sortie est enregistrée.
Un audit régulier des stocks vient enfin boucler la boucle. En effectuant des vérifications périodiques, il est possible de détecter les éventuelles erreurs de comptage mais aussi les vols potentiels et les risques de péremption, sans oublier les doublons pouvant apparaître, en particulier dans le cas d’une gestion multisites des stocks de pièces détachées ; d’autant que dans certains cas, celles-ci sont nommées de façon différente d’un site à l’autre. Une vérification mensuelle des stocks physiques par rapport au système informatisé aide ainsi à identifier les écarts et à prendre des mesures correctives immédiates. Mais là encore, la technologie peut, à travers l’intelligence artificielle et le croisement de données, résoudre bien des problèmes en reconnaissant immédiatement des pièces identiques pourtant identifiées différemment. Dans ce cas, les solutions d’IA, bien qu’encore très coûteuses, peuvent rapidement devenir rentables.