Optimiser la gestion des stocks de pièces détachées et de rechange afin de réduire les risques et les coûts associés

Dans l’industrie, les entraves à la production liées à un problème de stocks de pièces de rechange ou de pièces détachées sont diverses et nombreuses : manque de lubrifiant, casse ou rupture d’un composant, d’un roulement, d’une courroie (…), panne électrique, obsolescence ou détérioration d’une pièce de rechange etc. Or si la disponibilité des équipements de production est du ressort de la maintenance, la fourniture des pièces de rechange dépend des achats.

Dans une entreprise industrielle, mettre en place une stratégie d'achat nécessite tout d’abord d’appliquer des fondamentaux et de suivre plusieurs étapes clés à commencer par l’analyse des besoins ; il est essentiel en effet de comprendre les besoins en approvisionnement de l'entreprise en identifiant les produits, les services ou encore les matières premières nécessaires pour le maintien de l’activité. Certaines machines se révèleront plus anciennes ou plus fragiles que d’autres, voire plus critiques dans la mesure où leurs composants – devenus obsolètes – ne se trouvent plus en catalogue et que leur approvisionnement devient un véritable casse-tête.

C’est pourquoi d’ailleurs, dans l’élaboration d’une stratégie d’achats, la gestion des risques occupe une place prédominante ; il est donc essentiel d’identifier et de prendre en compte les risques liés aux achats tels que les ruptures de stocks, les fluctuations des prix, les problèmes de qualité, etc. Le but étant de garantir la continuité des opérations. Également, il convient de bien déterminer les coûts de possession en stock (quantité et valeur à stocker sur un plan financier, dépréciation, modalités d’achat et approvisionnement…).

Une fois les produits et les pièces identifiés puis nommés afin d’éviter les doublons (ce qui génère déjà des économies), viennent la recherche et la sélection des fournisseurs potentiels. Cette étape intervient sous certains critères évidents tels que la capacité des fournisseurs à répondre aux besoins de l'entreprise, mais aussi en fonction du prix et de qualité de service (ou de leur réputation, en particulier celle portant sur la fiabilité quant aux délais de livraison).

Il est alors temps d’engager des négociations avec les fournisseurs sélectionnés afin d’établir des contrats nécessaires. Pour ce faire, gardons à l’esprit qu’il est pertinent d’établir des relations solides avec son ou ses fournisseurs afin de bénéficier de délais de livraison plus rapides et de prix avantageux, … du moins, avoir une chance de passer en priorité, par exemple en signant avec eux un contrat pluriannuel. Notons qu’il est tout aussi possible de nouer un contrat de mise à disposition directement sur le stock du distributeur ou celui du fabriquant, et non plus sur le site de l’entreprise.

Puis vient l’étape de la gestion des achats. Cette fonction consiste à superviser et à contrôler les processus d'approvisionnement dans le but de garantir que les achats sont effectués conformément aux accords convenus et en respectant les normes de qualité. Aussi, cette supervision permet de s'assurer que le réapprovisionnement des pièces s’effectue sans encombre et que la production continue de tourner sans interruption.

La stratégie d'achat visant à optimiser les achats de biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise – reposant sur une notion de qualité-coûts-délais –, il est dans la logique même de cette activité de rechercher toutes formes d’opportunités d'économies en optimisant les coûts d'achat, en négociant des remises, en rationalisant les processus ou en mettant en place des stratégies d'approvisionnement groupé. Pour ce qui relève cette fois de la qualité, il est important de mettre en place des indicateurs de performance afin de suivre les résultats de la stratégie d'achat, d’évaluer son efficacité et d’y apporter des ajustements s’ils s’avèrent nécessaires. Ceux-ci peuvent contribuer de manière efficace à la politique de réapprovisionnement qui se traduit par la mise en place d’un système de gestion des stocks just-in-time faisant appel, par exemple, à des algorithmes de réapprovisionnement automatisés reposant sur des pannes déjà survenues sur tel ou tel équipement de production.

Il est aussi conseillé de pratiquer une rotation des stocks – technique appelée aussi FIFO et FEFO (respectivement « First In, First Out » et « First Expired, First Out ». Celle-ci permet de s’assurer que les premières pièces achetées sont les premières utilisées et ainsi d’éviter l'obsolescence. Appliquée à de nombreux secteurs d’activité, cela se traduit notamment dans la maintenance par une fréquence d’usage (en fonction du préventif appliqué sur les équipements ou de pannes récurrentes), une criticité forte (pour des process ne devant en aucun cas s’arrêter) ou encore par un encombrement important.

Il est également essentiel d’adapter son magasin de pièces détachées en fonction du volume et de leur utilisation. Mais d’autres investissements sont à prendre en considération, comme les solutions de stockage et de rayonnage, lesquelles diffèrent en fonction des pièces et de leur consommation (à quelle fréquence). C’est le cas également des logiciels de gestion des stocks et des outils de suivi permettant d’automatiser les processus de commande et de suivi des stocks... à l’exemple d'un système ERP intégré pour surveiller en temps réel les mouvements de stocks et les besoins de réapprovisionnement ou encore un logiciel de GMAO (gestion de maintenance par ordinateur) contenant un module de gestion des stocks.

Naturellement, l’identification et les technologies associées tels que la RFID, le code-barre ou encore le QR-Code jouent un rôle prédominant, tant pour les entrées/sorties que pour l’inventaire, étape incontournable dans n’importe quelle entreprise, et qui peut être saisi dans la GMAO. Aussi, des systèmes de picking entièrement automatisés facilitent grandement la gestion des stocks dans la mesure où chaque entrée/sortie est enregistrée.

Un audit régulier des stocks vient enfin boucler la boucle. En effectuant des vérifications périodiques, il est possible de détecter les éventuelles erreurs de comptage mais aussi les vols potentiels et les risques de péremption, sans oublier les doublons pouvant apparaître, en particulier dans le cas d’une gestion multisites des stocks de pièces détachées ; d’autant que dans certains cas, celles-ci sont nommées de façon différente d’un site à l’autre. Une vérification mensuelle des stocks physiques par rapport au système informatisé aide ainsi à identifier les écarts et à prendre des mesures correctives immédiates. Mais là encore, la technologie peut, à travers l’intelligence artificielle et le croisement de données, résoudre bien des problèmes en reconnaissant immédiatement des pièces identiques pourtant identifiées différemment. Dans ce cas, les solutions d’IA, bien qu’encore très coûteuses, peuvent rapidement devenir rentables.