Quels sont les avantages de l’e-procurement ?

E-procurement, rentabilité et productivité

Mètre-étalon des services achats, le TCO (Total Cost of Ownership) se traduit en français par « coût total d’acquisition » ou de « possession ». Il prend en compte à la fois les coûts directs et indirects, ou cachés. Ainsi, au prix d'achat doivent être ajoutés un certain nombre de coûts :

• le coût induit (emballage, transport, douane...)
• le coût d'acquisition (fonctionnement du service achat)
• le coût de possession (gestion des stocks, coût de dépréciation...)
• le coût de maintenance (entretien, pièces détachées...)
• le coût d'utilisation (exploitation, services...)
• le coût de non-qualité (traitement de la non-conformité, respect des délais...)
• le coût de retrait (recyclage, destruction...)

Avec l’e-procurement, les process d’achats sont largement facilités pour les utilisateurs B2B. À l’image des expériences d’achats grand public sur les sites e-commerce, des fonctionnalités de recherche intuitive sont par exemple proposées.

Les catalogues fournisseurs sont également hébergés, ou dits « Punch Out », c’est-à-dire intégrés dans le système d’e-procurement des entreprises, voire directement dans leur solution SAP ou Oracle.

Il est ainsi couramment constaté que l’automatisation et la centralisation du processus de gestion des dépenses permet :

• De réduire les cycles d’approvisionnement de 50 à 70%.
• Une baisse des coûts de traitement de 25 à 60%.
• Des économies d’approvisionnement d’environ 10%, notamment grâce à la rationalisation du nombre de fournisseurs.

L’e-procurement favorise par ailleurs la diminution des achats dits « sauvages » ou de classe C. Il s’agit de tous les produits, mais aussi les services, qui ne sont ni stratégiques ni récurrents pour une entreprise. Comme leur dénomination l’indique, ces achats passent au travers des mailles du filet et ne sont donc pas soumis au contrôle des services achats. Leur source d'économie n’est pourtant pas négligeable. Ils représentent environ 5% des dépenses directes, mais peuvent concerner jusqu’à 60% du nombre de commandes. Avec l’e-sourcing, les commandes ne peuvent être passées qu’auprès des fournisseurs référencés dans l’outil d’e-procurement.

Les délais de rentabilisation d’une solution d’e-procurement sont également très courts. En quelques mois, les services achats peuvent en constater les bénéfices. Et au-delà de l’aspect économique, le gain de temps pour les différents services concernés est quasi immédiat, notamment pour le service comptabilité.

Commandes et factures électroniques, un meilleur pilotage de la conformité

En centralisant tous les achats, l’e-procurement apporte aussi une meilleure visibilité des dépenses. Le contrôle et la maîtrise des risques sont optimisés, et une fois la commande passée, l’outil permet de visualiser l’envoi et le statut de la commande, jusqu’à la livraison des marchandises et aux éventuels retours.

La traçabilité des commandes, associée à un processus d’approvisionnement clairement identifié, permettent ainsi d’accroître la conformité de la facturation. Avec quasiment plus aucune étape de traitement manuel, les sources d’erreurs humaines sont quasi nulles. Et à tout moment, un rapport peut être édité pour suivre les achats, leur statut, qui en est à l’origine et quand la commande a été passée.

En proposant la facturation électronique, l’e-procurement facilite enfin le traitement financier. Il est en effet plus rapide et plus fiable par rapport à une facturation classique. Le système comptable de l’entreprise est relié à la solution d’e-procurement, et la facture est alors directement envoyée dans la boîte mail du service comptabilité. Le format structuré de la e-facture est lisible par une machine et donc adapté à un traitement automatique. Chaque transmission est sécurisée, et des accusés de réception sont délivrés. Une signature électronique peut aussi être requise.

Autre avantage de l’e-procurement ? Il participe activement à développer la politique environnementale des entreprises.

Pour approfondir

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous proposons une sélection d'articles associés.