Gérer et contrôler ses achats en les digitalisant

Le Spend Management, pour mieux gérer et réduire les coûts

Comme évoqué dans un précédent article, la digitalisation des achats, avec l’e-sourcing et l’e-procurement, permet de centraliser et de fluidifier à la fois les approvisionnements et les achats. Ce processus global est indispensable pour mieux maîtriser son coût total d’acquisition ou TCO (Total Cost of Ownership). Avec le Spend Management, nous nous intéressons plus précisément au pilotage de la dépense dans l’entreprise. Ses objectifs ? Rationaliser les achats, gagner en productivité et réaliser des économies substantielles.

Pour conserver la maîtrise de ses achats, et éviter les commandes « sauvages » émises par les différents collaborateurs, l’e-sourcing aide à sélectionner en amont, via une plateforme en ligne, les fournisseurs validés par le service achats. Un référencement qui s’inscrit dans la stratégie RSE et la politique commerciale de l’entreprise. En réduisant le nombre de fournisseurs, l’effet volume ouvre la porte à des négociations permettant d’obtenir de meilleures conditions tarifaires.

Associées à un ERP ou à un système de gestion financière, les solutions de pilotage de la dépense sont dites « source to pay ». Elles englobent donc la gestion des contrats, des demandes d’achats, des commandes, de la facturation et du paiement. Le contrôle entre les bons de commande et les factures des fournisseurs s’effectue alors par un rapprochement automatisé.

Quels avantages pour l’entreprise ?

Les bénéfices du pilotage de la dépense par la digitalisation des achats se répercutent sur différents services de l’entreprise. Le service achats, en premier lieu, dispose d’une meilleure visibilité et d’un meilleur suivi de ses fournisseurs. Le service financier peut connaître à l’instant T l’état des dépenses de l’entreprise. Le service comptabilité quant à lui peut accéder à tout moment aux factures et aux bons de commandes, et le service juridique a un accès aux contrats et aux accords-cadres signés avec les fournisseurs. Enfin, avec un choix de produits limités, un meilleur rapport qualité/prix et moins d’erreurs de saisies, l’ensemble des collaborateurs sont responsabilisés pour passer leurs commandes. Fini les longs processus de validation auprès de leurs supérieurs hiérarchiques. Chacun peut désormais se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avec l’automatisation des process, la digitalisation des achats permet donc de réduire considérablement les coûts de transaction, grâce notamment à un gain de productivité à tous les niveaux de l’organisation.

Le pilotage des dépenses, pour anticiper les prises de décision

À l’ère du tout numérique, les délais d’analyse et de réflexion au sein des entreprises se réduisent inévitablement. Les décideurs doivent être à tout moment en capacité de s’adapter à leur marché en perpétuelle évolution. La crise sanitaire que nous traversons en est l’illustration parfaite. Notamment avec la mise en place et la généralisation du télétravail, mais aussi la gestion des absences, les pénuries de certaines matières premières, les délais de livraison, etc.

Cette accélération des processus de prises de décision se constate également au niveau des services achats. Une adaptation qui peut être largement facilitée par la digitalisation. L’e-procurement offre en effet l’opportunité de bénéficier d’une vision globale et centralisée des achats et des dépenses. Avec le Spend Management, les prises de décisions sont simplifiées, plus rationnelles, plus rapides, plus fiables.

À termes, le pilotage des dépenses pourra même intégrer une dimension prédictive, avec des outils en mesure de prévoir les achats à venir. Comment ? Les solutions d’e-achats permettent d’ores et déjà de collecter et de catégoriser un grand nombre de données. Différents tableaux de bords sont mis à la disposition des acheteurs pour optimiser leur politique d’achats. Et pour les organisations à la pointe de l’innovation, l’Intelligence Artificielle (IA) peut s’avérer être un allié de taille pour anticiper précisément les performances et le ROI de leurs futurs achats.

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