Étude de cas - Réduction des coûts de traitement

Le défi

Notre relation avec l'un des plus grands constructeurs automobiles du Royaume-Uni est un exemple de la manière dont nous avons travaillé avec une organisation pour améliorer le processus d'achat indirect. Notre entreprise est l'un des principaux fournisseurs de produits MRO chez ce constructeur. Le client passe de gros volumes de commandes à faibles coûts dans tous les secteurs de l'entreprise. Chaque commande devait être saisie chez les fournisseurs pour être à nouveau saisie dans l’ERP du client.

Cela entrainait une démultiplication du travail pour le service achat. Par conséquent, les délais de traitement (et les coûts associés) pour chaque commande étaient élevés, étant donné que chaque commande passée en dehors du système d'eProcurement de l'entreprise nécessitait la création d'un bon de commande interne et son ajout dans le système.

En outre, le client souhaitait avoir une meilleure visibilité sur ses dépenses indirectes chez les principaux fournisseurs auprès desquels il effectuait régulièrement des achats afin de savoir où réduire les coûts et augmenter la productivité. C’est pourquoi, l'entreprise souhaitait intégrer ces fournisseurs dans son système d'eProcurement.

La solution

Notre entreprise a été choisie pour faire partie de la première phase de fournisseurs avec lesquels le constructeur automobile souhaitait s'intégrer. Cela s'explique à la fois par la vaste gamme de produits que nous proposons, qui pouvait couvrir tous les besoins du client, et par l'expérience technique dont nous disposons en eProcurement.

Afin de limiter les interruptions pour les techniciens et de leur donner accès aux produits, aux données techniques, aux images et à la disponibilité des stocks, une fonctionnalité appelée PunchOut a été mise en place. Elle permet une connexion sécurisée à notre site Web à partir du module d'eProcurement du client. L'utilisation de PunchOut signifie que les utilisateurs finaux du fabricant automobile peuvent ouvrir une demande d’achat (PR) dans leur propre système, accéder au site Web de RS Components et constituer un panier de produits, qui est ensuite rapatrié dans leur système. Lorsque les détails du panier sont reçus, la demande d’achat est remplie automatiquement avec tous les détails dont le client a besoin, prête à être envoyée (après approbation interne) directement à nos services pour traitement.

L'intégration a été réalisée conjointement par des experts techniques de nos deux sociétés. En raison du grand nombre de variables impliquées dans la mise en place, les équipes ont défini le processus actuel du client afin de vérifier que le nouveau processus le suivrait le plus fidèlement possible pour atteindre le résultat souhaité et s'assurer que toutes les données d'approvisionnement requises soient saisies dans le système. Après des tests rigoureux, le système final a été mis en service et nous avons continué de surveiller la connexion pendant le premier mois pour confirmer la réussite de l'intégration.

Les résultats

Ce nouveau processus simplifié a considérablement réduit le temps de traitement des commandes passées, tout en conservant l'autonomie des utilisateurs finaux en matière d'achats. Cela permet à l'équipe achats et aux utilisateurs finaux de consacrer plus de temps aux activités à valeur ajoutée dans leurs rôles respectifs.

Les coûts de traitement "annexes" totaux ont été réduits de 220 000€ par an à 140 000€, soit une économie de plus de 80 000€. Pour ce faire, le temps de traitement des commandes est passé de 89 minutes en moyenne à 56 minutes seulement. Dorénavant, il ne prend que 7 minutes pour passer une commande (soit la moitié du processus précédent), 6 minutes pour l'autoriser (la moitié du processus précédent), et la nécessité de confirmer le prix/la disponibilité du produit a été supprimée (diminuant le processus précédent de 11 minutes). En outre, il n'est pas nécessaire de payer chaque mois des factures individuelles, RS Components fournissant une facturation consolidée mensuelle unique des factures.

De plus, l'utilisation d'un système intégré offre au client une plus grande transparence sur ses dépenses indirectes. Avec toutes les données issues de milliers d'achats collectées dans un même système, il est plus simple pour le client d'analyser ces informations, évaluer ses performances et améliorer sa stratégie. Enfin, les données d'eProcurement peuvent être utilisées par le client pour mieux gérer son stock. En sachant ce qui est acheté, il est possible de créer un profil de stock basé sur la consommation réelle. Cela signifie que le client n'a besoin de conserver que le stock qu'il utilise réellement (notamment pour faire face à une maintenance non planifiée), tandis que les articles coûteux qui ne sont pas utilisés régulièrement peuvent être commandés sous 24/48h.

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