Réduire les dépenses de MRO dans la confiserie

Mettre fin aux processus d'approvisionnement inefficaces et coûteux

Les équipes achats et les ingénieurs doivent faire face à de nombreux défis en matière d’entretien, de réparation et de fonctionnement des biens et des installations de leur organisation. La chaîne d'approvisionnement des matériaux indirects est complexe en raison du nombre d'acteurs impliqués, d'une base d'approvisionnement fragmentée et d'un grand nombre de produits répartis sur plusieurs catégories. En outre, les directions sont constamment sous pression pour réduire les coûts.

RS Components occupe une place unique pour comprendre les besoins complexes de ses clients et pour aider ces entreprises à améliorer leurs processus et à faire du profit.

Il est essentiel de comprendre que les coûts de processus peuvent être deux fois plus élevés que le montant dépensé sur les produits eux-mêmes. Ainsi, si votre organisation dépense 100 000€ sur l'achat de produits au cours d'une année, vous allez dépenser 200 000€ en frais de traitement ou annexes.

En tant que telle, la réduction des coûts de traitement représente une valeur considérable, qui pourrait être concentrée ailleurs que sur le prix d'achat de chaque article.

Le défi

Nous avons pu aider un client à mieux maîtriser ses coûts de traitement. Nous avons travaillé avec un fabricant de confiseries réputé leader du marché dans sa catégorie avec un chiffre d'affaires supérieur à 100 millions d'euros. Nous travaillons avec cette société depuis plusieurs années et fournissons une grande variété de produits. Ces produits comprennent notamment des produits électriques et d'automatisation, des équipements de protection individuelle, des outils et des équipements de test, qui sont utilisés par les techniciens de maintenance pour assurer le bon fonctionnement des opérations.

En tant qu'organisation de grande envergure, le fabricant de confiseries avait un plan à long terme pour simplifier son processus d'achat, qui comprenait l'examen de toutes les dépenses indirectes. Le service achats a été mis au défi de réduire la gestion et l’administration des achats indirects pour gagner en rapidité et en efficacité.

Le client passait beaucoup de temps à localiser les fournisseurs qui disposaient des produits dont il avait besoin, puis à comparer les devis, à créer des bons de commande et à organiser la livraison en gérant les impacts sur l'activité quotidienne. Le client constatait également qu'il y avait beaucoup de saisies manuelles d'informations redondantes lors de l'achat. En bref, le processus retardait l'achat de produits à faible valeur, tout en mobilisant les ressources qui auraient pu se concentrer sur leur cœur de métier.

La solution

La première étape a consisté à analyser le processus Procure-to-Pay de l'entreprise. Cette initiative a été menée par notre équipe de spécialistes e-Business et des principaux acteurs du client. A l'aide d'un calculateur de coûts (produit en collaboration avec le Chartered Institute of Procurement& Supply), il a été possible de calculer le temps nécessaire à chaque étape du processus pour déterminer le coût total d’une commande.

En procédant ainsi, il a été constaté que la création d’un bon de commande prenait 88 minutes, ce qui représente un coût de 74€ par commande. Le client nous passait plus de 200 commandes par an. RS PurchasingManager™ était la solution pour éliminer un grand nombre de problèmes chez ce client. RS PurchasingManager™ est un outil de gestion d’achat en ligne. Les acheteurs peuvent créer des structures de comptes pour leur organisation, déléguer leurs achats, gérer des contrôles des dépenses, des centres de coûts et des limites d'approbation.

Le système permet à l'utilisateur final, généralement un technicien, d'accéder à notre site web, de choisir le produit dont il a besoin, de créer une demande d’achat et de suivre sa livraison. En coulisse, une demande de confirmation est envoyée à un approbateur qui peut rapidement approuver le coût et traiter la commande. Dès qu'une commande est approuvée, elle nous est envoyée directement sans systématiquement impliquer l'équipe achats. Le client utilise une commande groupée mensuelle plutôt que des bons de commande individuels pour rationnaliser ses commandes et factures, ainsi, un seul bon de commande est généré à la fin du mois.

Le processus existant était inutilement compliqué:

• Un technicien créait un panier de produits, soumettait une demande papier et l'envoyait à son supérieur pour autorisation.
• Une fois cette autorisation accordée, la demande d'achat était envoyée aux achats. Le service achats vérifiait ensuite le prix en ligne avant d'émettre un bon de commande.
• Le bon de commande devait être signé par le responsable de l'approvisionnement avant de nous être envoyé par e-mail  pour livraison.
• Une fois les marchandises livrées, il fallait regrouper 3 documents : la demande par e-mail, le bon de commande avec chaque facture.

Les résultats

Le client bénéficie désormais d'un flux de travail simplifié en responsabilisant les utilisateurs finaux. Ce changement a considérablement réduit les coûts de traitement, permettant à tous les employés impliqués dans le processus d'achat indirect de se concentrer sur les activités à valeur ajoutée. Le client est passé d'un coût moyen par commande de 74€ à 46€ avec l'introduction de RS PurchasingManager™. Le client a rationnalisé sa base fournisseurs et désormais RS Components livre 1 089 commandes par an. Cela équivaut à une économie annuelle de 30 492€ par rapport à l'ancien processus.

L'ensemble du processus d'achat a été considérablement accéléré. De plus en plus d'employés passent des commandes auprès de fournisseurs de confiance (plutôt que d'utiliser des achats locaux ou en ligne), ce qui améliore la conformité des contrats. Les produits sont livrés lorsque les techniciens en ont besoin, ce qui réduit les temps d'arrêt en production. Résultat : le client est passé d'un processus inefficace et coûteux avec trop de tâches en double et un manque de clarté à un système très efficace avec une véritable transparence tout au long du processus Purchase-to-Pay.

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