Pourquoi et comment digitaliser ses achats ?

E-achats, enjeux et opportunités

Le métier d’acheteur B2B évolue, au rythme de la transformation numérique de son entreprise. L’accompagner, depuis la recherche de ses fournisseurs, la prise de commandes et leur suivi, jusqu’à la facturation électronique... : tels sont les principaux atouts de la digitalisation des services achats. Avant de nous intéresser prochainement à l’e-procurement, et notamment l’e-sourcing et la gestion des stocks, analysons tout d’abord les bénéfices immédiats du e-commerce, comparativement aux achats traditionnels effectués par mail ou par téléphone, et gérés sur un tableur.

Digitaliser ses achats présente de nombreux avantages pour les entreprises, avec à la clé une plus grande performance et plus de souplesse. En permettant d’homogénéiser et d’automatiser les différentes tâches, mais aussi de centraliser les données, l’ensemble du processus d’achat est ainsi amélioré. Il peut aussi s’adapter plus facilement au nouveau contexte socio-économique, notamment lié au développement du télétravail.

Exemple de process d’achat traditionnel

Avant la digitalisation, le circuit d’achat pouvait être particulièrement long et compliqué. Un ingénieur choisissait ses produits dans un catalogue format papier ou PDF. Il éditait ensuite une demande d’autorisation imprimée, ou l’envoyait par mail à son supérieur hiérarchique. Une fois l’autorisation accordée, la demande était adressée au service approvisionnement qui vérifiait le prix en ligne, avant de générer le bon de commande. Ce dernier devait à son tour être signé par le responsable des achats avant d’être envoyé par courriel au fournisseur. Puis, après la livraison, il convenait de vérifier que la facture correspondait bien au bon de commande. Autant d’étapes sources de perte de temps et d’erreurs.

Exemple de process d’achat digital

Une fois les fournisseurs sélectionnés, il convient de créer un catalogue personnalisé contenant les produits et services qui font l’objet d’une description précise : caractéristiques, prix, délais de livraison, conditions commerciales négociées, etc.

L’utilisateur qui s’est préalablement identifié peut alors cocher les produits et quantités souhaités. Les bons de commande sont générés automatiquement, selon un processus d’approbation défini en interne. Sur leur portail dédié, les fournisseurs peuvent ensuite télécharger leurs factures. Enfin, des outils de capture ou des Intelligences Artificielles effectuent le rapprochement entre les factures et les bons de commandes.

Les avantages d’un process d’achat digitalisé

En utilisant une solution de gestion des commandes en ligne, les services achats disposent désormais d'un workflow simplifié, avec des utilisateurs responsabilisés. VOici les bénéfices :

• Économies budgétaires, grâce notamment à la réduction du nombre de fournisseurs,
• Réduction des coûts de traitement,
• Les fonctions impliquées dans le processus d'achat indirect peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée,
• Augmentation de la productivité,
• Augmentation du nombre de commandes et du nombre d’utilisateurs finaux, Amélioration du taux de conformité.

Quelle que soit la plateforme de e-commerce et la solution choisie, la personnalisation et la simplicité du parcours utilisateur sont deux facteurs déterminants. Mais avant tout, il convient de préciser les besoins. Un grand compte ou une PME n’aura pas les mêmes attentes, en fonction du volume d’achats à gérer, du recours ou non à des appels d’offres, ou encore de sa recherche de rentabilité.

La plupart des solutions d’achat sont basées sur le cloud, et certaines peuvent aussi être auto-administrées. Parmi les fonctionnalités standards :

• Saisir les demandes d'achats
• Recevoir des devis
• Simplifier les validations
• Générer automatiquement les bons de commande
• Suivre le process jusqu’à la réception des marchandises
• Gérer les données fournisseurs
• Accéder à des informations en temps réel, comme l’historique des commandes.

Si les utilisateurs finaux sont multiples au sein d’une entreprise, des solutions existent pour que les administrateurs définissent des seuils de dépenses. Les responsables achats peuvent aussi suivre les demandes sur une même interface. D’autres outils permettent de gérer les retours, consulter les encours, surveiller les flux de trésorerie, administrer les feuilles de temps ou encore accéder aux comptes fournisseurs sur un tableau de bord centralisé.

Enfin, avec certaines solutions il est possible de configurer et d’héberger des catalogues produits ou services élaborés spécifiquement par rapport aux besoins de l’entreprise, en fonction des langues et des devises souhaitées.

En améliorant l'exécution des processus d’achats, tout en favorisant un travail collaboratif, les solutions d’automatisation visent donc principalement à aider les services achats à réaliser des économies, améliorer le contrôle, fiabiliser les opérations et augmenter la productivité des équipes.

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