Digitalisation des achats : présentation

E-procurement, de quoi s’agit-il exactement ?

Au cœur de la digitalisation des achats B2B (Business to Business) : l’e-procurement ou approvisionnement en ligne. Son point de départ est l’échange d'informations entre les acheteurs et les fournisseurs. Cette phase de numérisation et d’automatisation des achats effectués sur internet consiste donc en la dématérialisation du processus d’achat. Il s’opère depuis la sélection, dans un catalogue digitalisé, des produits ou services les plus innovants et adaptés aux besoins de l’entreprise et à sa stratégie d’achat (e-sourcing). Puis vient la commande (e-ordering), la facturation (e-invoicing), voire le paiement en ligne, selon les conditions générales de vente spécifiques à chaque fournisseur. À la différence du commerce électronique, l’e-procurement utilise le système fermé et sécurisé du fournisseur. Cette plateforme est généralement disponible uniquement pour des utilisateurs enregistrés.

L’e-procurement permet ainsi aux entreprises de centraliser et de fluidifier la gestion de leurs approvisionnements et achats. Quelle que soit la solution logicielle privilégiée, intégrée ou non dans l’ERP, ses fonctionnalités incluent notamment le suivi des stocks, la gestion des fournisseurs, l'exécution automatisée des commandes et la gestion des documents.

E-commerce B2B, l’expérience utilisateur met fin aux idées reçues

Parmi les idées reçues et les freins les plus souvent liés aux achats en ligne B2B :

• La protection des données
• La fiabilité
• La sécurisation du process d’achat

Mais une étude (Etude La Poste Solutions Business - mars à mai 2021) récente montre que les attentes en matière d’expérience utilisateur personnalisée sont les plus fortes, pour 52% des acheteurs dont le montant des achats est supérieur à 10 000 €.

Si 64,2% déclarent acheter en ligne chez certains prestataires, seuls 15,7% le font systématiquement. Ce qui les en dissuade (outre le manque de personnalisation)

• L’absence de lien avec un service client (40,5%),
• La sécurité de la plateforme (37,3%),
• Les complexités de paiement (31,3%),
• Un achat sans intervention humaine (28,4%).

Le paradoxe ? Des attentes en matière de personnalisation, mais une réticence à partager leurs données professionnelles pour 39,5% des acheteurs. Avec le déploiement du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et le recueil du consentement, les freins liés aux cookies et aux publicités intrusives sont en phase d’être levés.

Une digitalisation des achats à impact positif

Déployer une stratégie de digitalisation de ses achats, c’est aussi optimiser la maîtrise de son coût total d’acquisition ou TCO (Total Cost of Ownership). Cela concerne notamment les achats non récurrents ou « sauvages » de classe C, qui représentaient 42% des achats indirects en 2019 (Etude Cap Gemini 2019). À la clé ? Anticipation, gain financier, gain de temps, meilleure gestion du tracking et des ressources humaines. Quant à la RSE, Responsabilité Sociétale et Environnementale des achats d’une entreprise, elle est en passe de devenir l’un des principaux indicateurs de performance. En effet, contribuer à une économie plus verte, plus responsable et plus durable fait aussi partie des enjeux de la digitalisation des achats.

Enfin, avec les confinements successifs, le Covid a bousculé nos habitudes de travail mais aussi de consommation. Alors que le cap des 2 milliards de transactions avait été franchi en 2020, le e-commerce devrait atteindre un chiffre d’affaires de 130 milliards d’euros en 2021. Cet engouement du grand public rejaillit forcément sur les habitudes des acheteurs B2B, désormais plus confiants et plus à l’aise avec le e-commerce. Les achats digitalisés sont également renforcés par la nouvelle organisation du travail post-Covid qui a fait ses preuves en termes de productivité et d’optimisation des dépenses.

Ces pratiques confirment, s’il en était encore besoin, que les enjeux économiques, environnementaux mais aussi sanitaires, ont accéléré les e-achats au détriment des commandes par mail ou par téléphone. Et ces chiffres rendent encore plus réaliste la volonté d’une entreprise sur deux de digitaliser ses achats d’ici 2030 (Michael Page / CNA – Les achats de demain – Janvier 2021).

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