Digitalisation des achats: Accompagner l’évolution

D’un bout à l’autre de la chaîne de valeur, que vous soyez client, fournisseur, acheteur, vendeur… la transformation digitale des achats est un processus générateur de valeur. Mais, derrière les promesses de simplification, de fluidification, d’optimisation des coûts et de fiabilisation des approvisionnements, une variable majeure doit être prise en considération : le facteur humain. Lorsque vous décidez de vous engager sur la voie de la digitalisation des achats, vous devez créer les conditions d’une adoption massive des solutions que vous déployez. Sans ce prérequis, vos efforts, comme vos investissements, resteront lettre morte.

L’enjeu ? Favoriser l’appropriation par les équipes des process digitalisés de gestion des achats. Pour cela, il s’agit de démontrer les bénéfices d’usages au quotidien pour l’ensemble des collaborateurs. Parce que la résistance au changement est souvent induite par la peur de sortir d’une certaine zone de confort, vous devez orienter votre discours sur les atouts majeurs de la digitalisation des achats.

Structurer le discours : raisonnez confort et efficacité

Parmi les erreurs les plus fréquemment commises en matière de conduite de changement (et cette réalité ne se limite pas à la digitalisation des achats !), on retiendra le fait de limiter la formation à l’utilisation d’un outil. Les enjeux de transformation des achats à l’aide de solutions numériques dépassent de très loin le simple fait de cliquer sur tel ou tel menu ou telle ou telle commande. Pour réussir la conduite du changement, il faut remporter l’adhésion des utilisateurs. Pour cela, avant de décrire manipulations ou procédures, il s’agit de démontrer par les faits, les bénéfices pour les utilisateurs eux-mêmes, avant d’évoquer les gains de productivité pour l’entreprise.

Impliquer les utilisateurs en amont du projet

Pour faciliter l’adoption d’une solution d’e-procurement ou faciliter le recours à un catalogue hébergé, il est capital de sensibiliser les utilisateurs aux avantages immédiats qu’ils pourront en tirer au quotidien. Rappeler que ces solutions contribuent à limiter le risque d’erreur dans les achats, faciliter le cycle de validation des approvisionnements, éviter autant que possible les ressaisies de données lors du passage ou de la préparation d’une commande, disposer d’une visibilité à 360° sur le pilotage des achats. Avant même d’évoquer la solution en elle-même et son utilisation, veillez à sensibiliser les utilisateurs et faites valoir les nombreux avantages qui en découlent.

Choisir les prestataires capables de vous accompagner

Si la formation est capitale, si la mesure et l’entretien de l’engagement des équipes sont indispensables à la réussite du projet, si le fait de s’adosser au sponsorship inconditionnel de la direction générale sont des ingrédients déterminants de la transformation des achats, il existe une autre contingence incontournable. "Pour fluidifier et accélérer la digitalisation des achats, les entreprises doivent pouvoir compter sur le support de partenaires qui les assistent dans l’appropriation des solutions", conclut Nathalie Debourge, Responsable e-business pour RS Components. "Chez RS, nous avons développé des supports de formation et pouvons accompagner les entreprises sur site, ou en distanciel, pour faciliter l’appropriation de nos services e-business".

Piloter le changement dans le temps

Approfondir le sujet

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