Optimisation des coûts dans la télécommunication

Mettre fin aux processus d'approvisionnement inefficaces et coûteux

Les équipes achats et les ingénieurs doivent faire face à de nombreux défis en matière d’entretien, de réparation et de fonctionnement des biens et des installations de leur organisation. La chaîne d'approvisionnement des matériaux indirects est complexe en raison du nombre d'acteurs impliqués, d'une base d'approvisionnement fragmentée et d'un grand nombre de produits répartis sur plusieurs catégories. En outre, les directions sont constamment sous pression pour réduire les coûts.

RS Components occupe une place unique pour comprendre les besoins complexes de ses clients et pour aider ces entreprises à améliorer leurs processus et à faire du profit.

Il est essentiel de comprendre que les coûts de processus peuvent être deux fois plus élevés que le montant dépensé sur les produits eux-mêmes. Ainsi, si votre organisation dépense 100 000€ sur l'achat de produits au cours d'une année, vous allez dépenser 200 000€ en frais de traitement ou annexes.

En tant que telle, la réduction des coûts de traitement représente une valeur considérable, qui pourrait être concentrée ailleurs que sur le prix d'achat de chaque article.

Le défi

Nous avons pu aider un client, un fournisseur de télécommunications disposant de milliers de sites à travers le Royaume-Uni, à mieux maîtriser ses coûts de traitement. RS Components travaillait avec cette entreprise depuis plusieurs années, traitant environ 2 200 commandes par an.

Le client s'est rendu compte qu'il avait un processus Procure-to-Pay perfectible, avec beaucoup de doublons et une double manutention. Les techniciens identifiaient un besoin, qu’ils transmettaient par e-mail ou par téléphone et parfois l'équipe centrale. Cette dernière vérifiait les prix, les stocks et passait une commande. Parfois, la commande était livrée directement sur le site concerné, mais elle arrivait souvent dans un magasin central.

Cette situation donnait lieu à une importante base de données fournisseurs, sans permettre de l’optimiser. Le manque de gestion des fournisseurs a également entraîné des retards de livraison et une baisse de productivité. Le client a donc cherché à simplifier ses processus d’achat indirect, à supprimer les doublons et à gagner en efficacité.

La solution

Nous avons collaboré avec l'entreprise de télécommunications pour élaborer une solution et proposer une méthode de travail plus efficace. Nous avons commencé par mettre en place un groupe de travail avec les équipes finance, d'exploitation et d'approvisionnement du client afin que tous les acteurs soient impliqués dans le changement. Après avoir compris le processus de l'entreprise, nous l'avons informée que l'une de nos solutions eBusiness, le RS PurchasingManager™, permettrait de réduire les doublons tout en augmentant le contrôle et donner de la visibilité aux utilisateurs finaux.

RS PurchasingManager™ est un système de gestion des commandes sur le Web, utilisé en parallèle du site Web de RS Components. Les acheteurs peuvent créer des structures de comptes et attribuer des contrôles de dépense, des centres de coûts et des limites d'approbation pour gérer l’ensemble de leurs achats. Le système RS PurchasingManager™ permet à l'utilisateur final, généralement un technicien, d'accéder à notre site internet, de choisir le produit dont il a besoin, de le commander et de voir quand la livraison sera effectuée. Une fois la commande passée, une demande de confirmation est envoyée à un approbateur qui peut rapidement approuver la demande d’achat.

Dans le cas de ce client, ce processus était parfaitement adapté.

Les fonctions d’approbation personnalisables de RS PurchasingManager™ permettent de contrôler les dépenses. 80% des commandes étaient inférieures à 250€ mais 50% du montant global était passé sur des commandes supérieures à 250€.

Les résultats

Nous avons été en mesure de conseiller cette organisation sur la manière de réaliser efficacement des économies en MRO et l'introduction du RS PurchasingManager™ a offert de nombreux avantages.

L'avantage le plus évident est financier.

Le coût par commande et le temps passé sur les commandes ont été considérablement réduits. Auparavant, le coût et le temps passés étaient en moyenne de 65€ et 78 minutes par commande. Les nouveaux coûts sont désormais de 22€ et 26 minutes par commande. De plus en plus d’employés passent des commandes auprès de fournisseurs de confiance, ce qui améliore la conformité des contrats. Les produits sont livrés lorsque les techniciens en ont besoin, ce qui réduit les temps d’arrêt en production.

Les coûts ont été réduits de 66% pour plus de 2 200 commandes. Cela représente environ 94 500€ d’économies sur les transactions avec RS Components, une économie considérable.

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